Waarom hebben wij toegang tot uw gegevens en waarvoor verwerken wij ze?
Onze opdrachtgever, bij wie u één of meerdere openstaande facturen of rekeningen heeft, maakt ons uw persoonsgegevens over zodat wij de openstaande vorderingen t.a.v. uw persoon kunnen innen. Het is in het gerechtvaardigd belang van onze opdrachtgever om deze gegevens aan Intrum over te maken, en van Intrum om deze te verwerken. Daarnaast kunnen wij, tijdens de behandeling van uw dossier, uw gegevens verrijken met informatie afkomstig van diverse andere bronnen, zoals bijvoorbeeld informatie die wij rechtstreeks ontvangen van u, van externe partners, van publieke bronnen of van eventueel reeds bestaande dossiers die wij met betrekking tot uw persoon in behandeling hebben.
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
- Het beheer van inning van schulden voor onze opdrachtgever, zowel in eigen naam als in naam van onze opdrachtgever.
Indien Intrum in haar naam schulden int bij u voor rekening van onze opdrachtgever, zal Intrum uw persoonsgegevens verwerken om onbetaalde bedragen te innen voor die opdrachtgever. In de mate dat de inning een minnelijke invordering betreft (dit wil zeggen zonder uitvoerbare titel zoals een vonnis, een dwangbevel of een notariële akte), is de verwerking van uw gegevens noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting die op Intrum rust in het kader van Boek XIX Schulden van de consument in het Wetboek van economisch recht. In de overige gevallen gebeurt de verwerking van uw gegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van Intrum en dat van haar opdrachtgever. Dit gerechtvaardigd belang bestaat erin dat Intrum een dienst commercialiseert die haar opdrachtgever toelaat om op een efficiënte, snelle, kostbewuste en gestructureerde wijze schulden te innen en een betalingsachterstand te bestrijden. Voor meer informatie met betrekking tot ons gerechtvaardigd belang kan u contact met ons opnemen. - Het beheer van inning van eigen schuldvorderingen.
Een opdrachtgever heeft het recht een schuldvordering, conform de wettelijke bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, over te dragen aan Intrum of aan één van Intrum ’s investeringsmaatschappijen die de invordering dan uitbesteden aan ons. Bij overdracht van uw schuld, worden wij of onze investeringsmaatschappij uw nieuwe schuldeiser en hebben wij het recht uw persoonsgegevens te verwerken om onbetaalde bedragen te innen. De verwerking van uw gegevens gebeurt in uitvoering van de aan Intrum overgedragen schuldvordering. De entiteit die uw schuldvordering heeft overgenomen, mandateert ons om al uw eventuele vragen en/of verzoeken te beantwoorden in overeenstemming met de bepalingen van ons Privacy beleid. - Doorgifte aan de Centrale voor Kredieten aan Particulieren
Indien uw schuld een bancaire - of kredietvordering betreft, verwerkt Intrum uw persoonsgegevens om te voldoen aan haar wettelijke meldingsplicht aan de Centrale voor Kredieten aan Particulieren op basis van het Koninklijk besluit van 23 maart 2017 tot regeling van de Centrale voor Kredieten aan Particulieren. - Verbetering van onze procedures voor het innen van schulden alsook tot veiligheid van onze activiteiten
Indien Intrum schulden heeft geïnd of int bij u, zal Intrum uw persoonsgegevens verwerken om haar procedures voor de inning van schulden te verbeteren, te analyseren, te evalueren en verder te ontwikkelen (bijv. zodat wij in regel blijven met goede invorderingspraktijken, aangepaste afbetaalplannen kunnen voorstellen, onnodige aanmaningen zo veel als mogelijk vermijden, enz.). In dit kader kunnen wij o.a. opzoekingsactiviteiten doen, evaluaties uitvoeren met betrekking tot uw betaalhistoriek alsook telefoongesprekken van onze medewerkers met u opnemen voor kwaliteits- en coaching doeleinden. Voor de veiligheid van onze werknemers en uw persoonsgegevens, gebruiken wij bewakingscamera’s in de IT server ruimtes en aan de toegangsdeuren van onze kantoren. De verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden gebeurt op grond van het gerechtvaardigd belang van Intrum, dat erin bestaat om inningsprocedures van schulden sneller, efficiënter en met minder kosten te organiseren, om te waken over goede invorderingspraktijken en over de algemene veiligheid van onze werkplek en onze gegevens. - Software ontwikkeling en IT beheer
De informatie die wij over u hebben, kan anoniem gemaakt worden en gebruikt worden voor het ontwikkelen van onze activiteiten. Wanneer het echter nodig is om uw persoonsgegevens te beveiligen en geschikte testen van ons IT-systeem te ontwikkelen en te wijzigen, kunnen uw persoonsgegevens als dusdanig gebruikt worden. Uw gegevens worden tevens verwerkt voor ons algemeen IT-beheer (opslag, back-up, wisprocedures, enz.). Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Intrum om te waken over het optimaal functioneren en de algemene veiligheid van haar software en IT-systemen. - Rapporterings-, statistische – en audit doeleinden en klachtenbehandeling
In het kader van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid en onze rol in de maatschappij, welke bijdraagt tot het algemeen belang om de overmatige schuldenlast te bestrijden, bieden we ook anoniem gemaakte statistieken aan. Daarnaast maken wij analyses en rapporten voor onze opdrachtgever en voor intern gebruik, welke op uw gegevens gebaseerd kunnen zijn. Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de afgesloten overeenkomst met onze opdrachtgever en op het gerechtvaardigd belang van Intrum om haar invorderingsprocedures te optimaliseren en uw openstaande schuld(en) te evalueren in het kader van een schuldoverdracht. We zijn verplicht om, in overeenstemming met de wet, uw persoonsgegevens voor te leggen wanneer wij door de overheid worden gecontroleerd of wanneer wij klachten ontvangen van hen. Ook wanneer het gaat om het voorkomen, controleren en aantonen van fraude, het witwassen van geld en andere criminele activiteiten, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten veilig te stellen en om aan onze contractuele verplichtingen ten opzichte van onze opdrachtgever te voldoen. - Voor het beheer van onze website en communicatiebeheer
Afhankelijk van hoe u in contact staat met Intrum, kunnen wij nagaan welke het meest geschikte communicatiekanaal is om met u te communiceren (brief, email, sms, …). De verwerking van uw persoonsgegevens in dit verband is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Intrum om haar communicaties zo optimaal mogelijk te sturen.
Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken jullie over mij?
We bewaren de nodige informatie voor het beheer van uw dossier. Om met u te kunnen communiceren, een veilige en juiste identificatie te verzekeren, hebben wij uw contactgegevens nodig zoals o.a. uw naam, voornaam, geboortedatum, adres, emailadres, telefoonnummer en/of dossiernummer. Voor de invordering van consumenten – en hypothecaire kredieten verwerken wij tevens uw rijksregisternummer, welk wij nodig hebben voor registraties bij de Centrale voor Kredieten aan Particulieren (CKP).
Met het oog op het evalueren van uw vermogen tot betalen, tot het uitvoeren van risicoanalyses en het beheren en opstellen van afbetalingsplannen en het bewaken van schulden, houden wij ook financiële informatie bij, zoals betalingshistorieken, informatie over uw schulden, inkomsten, solvabiliteit, bezoekrapporten, enz.
Om uw specifieke situatie beter te begrijpen en een grondig overwogen beslissing te nemen met betrekking tot hoe uw dossier te behandelen, kunnen wij ook uw redenen voor niet-betaling bijhouden afhankelijk van de informatie die u ons verstrekt, bijv. individuele of familiale omstandigheden, werk gerelateerde omstandigheden enz.
Verwerken jullie bepaalde gevoelige gegevens over mij?
Tenzij anders overeengekomen met u, zullen wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens opnemen (vaak 'gevoelige persoonsgegevens' genoemd, zoals gegevens die raciale of etnische origine, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of lidmaatschap van een vakbond onthullen en gezondheidsgegevens).
Het kan echter in uw belang zijn om ons persoonlijke informatie te verstrekken met betrekking tot uw gezondheid, handicap en/of over uw privéleven wanneer deze een impact hebben op uw vermogen om uw openstaande schuld terug te betalen. Zo kunnen wij onze invorderingsstappen meer afstemmen op uw mogelijkheden en behoeften, zoals bijvoorbeeld het inlassen van voldoende pauzes in uw afbetalingsplan, het creëren van ademruimte om te zoeken naar onafhankelijk en gratis schuldadvies of om uw afbetalingsplan aan te passen.
Deze informatie zal door ons verwerkt worden om u bij te staan en zal zolang als nodig voor dit doel bewaard worden of zolang ze nodig is voor het indienen, uitvoeren of verdedigen van gerechtelijke dossiers. U kan ons evenwel steeds verzoeken om deze gegevens niet langer te verwerken.
Moet ik jullie mijn persoonsgegevens verstrekken?
U moet ons geen persoonsgegevens verstrekken. De meeste (om niet te zeggen alle) persoonsgegevens die wij over u verwerken, komen meestal van een andere bron dan uzelf. Wij ontvangen uw persoonsgegevens van uw initiële contractuele partij, welke wij verrijken met gegevens van externe partners, van eventuele historische dossiers die wij van u bewaren en/of van andere publieke bronnen.
Het staat u echter vrij om ons bijkomende persoonsgegevens te verschaffen. Deze informatie kan ons zelfs helpen om uw dossier te behandelen, en is gewoonlijk in uw voordeel. U kunt bijvoorbeeld een geldige reden hebben waarom u uw schuld niet betaald hebt en die u met ons wil delen, of als wij overeenkomen om een afbetalingsplan op te stellen, wilt u ons misschien bepaalde details verschaffen zodat wij een redelijk afbetalingsplan kunnen opstellen afgestemd op uw specifieke situatie.
Zult u mijn persoonsgegevens doorgeven aan anderen?
Het kan voorkomen dat we uw persoonsgegevens zullen delen met onze opdrachtgever (uw contractspartij), de verkoper van uw schuld (uw oorspronkelijke contractspartij) alsook met onze onderaannemers en/of partners op wie wij beroep doen voor een aantal specifieke diensten, zoals print-, sms -, e-mail – en postdiensten, digitale betaaloplossingen, IT-diensten, data verrijkingen en correcties, callcenter – en invorderingsdiensten, huisbezoeken, advocaat- en gerechtsdeurwaardersdiensten binnen het kader van een gerechtelijke invordering, enz. We kunnen uw persoonsgegevens ook delen met de Centrale voor Kredieten aan Particulieren (CKP) en het Bestand van niet-gereglementeerde registraties (ENR) en met overheidsinstanties.
Onze werknemers zullen toegang hebben tot de persoonsgegevens. In dergelijk geval zal de toegang enkel toegestaan worden indien nodig voor de beschreven doeleinden en enkel als de betrokken werknemers gebonden zijn door een geheimhoudingsplicht.
We kunnen ook gegevens onthullen buiten deze categorieën van mogelijke ontvangers om fraude te helpen voorkomen of wanneer dit vereist wordt door de wet.
Zullen mijn persoonsgegevens naar een ander land doorgestuurd worden?
Daar wij deel uitmaken van de Intrum-groep kunnen wij uw gegevens overmaken naar een ander land. Als wij dit doen, zullen we de passende voorzorgsmaatregelen nemen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG.
In geval van een internationale invordering kunnen evenwel uw persoonsgegevens doorgestuurd worden naar een van onze zusterkantoren of partners die in het desbetreffende land actief zijn. We gebruiken ook externe dienstverleners om uw gegevens te bewaren die ook toegang kunnen hebben tot uw gegevens en die zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) kunnen bevinden. We zullen uw persoonsgegevens nooit doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte zonder de veiligheid en de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. Daarom verzekeren wij dat we ervoor zullen zorgen dat alle ontvangers de "EU Standard Contractual Clauses" hebben ondertekend en dat bijkomende noodzakelijke waarborgen zijn geïmplementeerd, om de overdracht te rechtvaardigen of dat het land de passende bescherming garandeert op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming.
U kunt een kopie van deze passende waarborgen verkrijgen door uw schriftelijk verzoek te richten aan Intrum nv, Martelaarslaan 21 bus 1001 te 9000 Gent, ter attentie van de Data Protection Officer of per mail aan dpo.be@intrum.com.
Hoe lang zullen jullie mijn persoonsgegevens bewaren?
We zullen uw persoonsgegevens bewaren zolang als deze nodig zijn voor het rechtmatig doel waarvoor ze verkregen werden, bijv. om goede invorderingspraktijken te garanderen of om ons tegen juridische claims te verdedigen. We kunnen ook wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode bij te houden om fraude te voorkomen en antiwitwaspraktijken te detecteren en te bewijzen, en voor financiële doorlichtingen (audits). Voor statistische doelstellingen zullen we enkel geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens bewaren.
Na afsluiting van uw dossier, zullen we uw persoonsgegevens gedurende tien jaar bewaren, waarbij wij na zeven jaar uw gegevens zullen anonimiseren. Tijdens deze bewaartermijn worden strikte beveiligingsmaatregelen toegepast en wordt de toegang tot uw gegevens beperkt.
Ten slotte zullen wij ook uw gegevens uit onze back-upsystemen verwijderen, maar enkel op het ogenblik dat deze back-upsystemen hersteld dienen te worden en dit in overeenstemming met ons back-up beleid terzake. Wanneer de back-ups gewist moeten worden, in overeenstemming met ons back-up beleid, zullen wij uw gegevens volledig wissen.
Zal ik onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming?
Binnen het kader van onze invorderingsprocedures, maken wij gebruik van geautomatiseerde analyses, welke nodig zijn om te waken over goede invorderingspraktijken waarbij onnodige herinneringen en extra kosten vermeden worden. Dit automatisch proces is ook nodig voor het optimaliseren van onze activiteiten en voor het op een snelle en efficiënte manier behandelen van uw dossier.
De uit deze analyses verkregen interne graadmeter wordt automatisch toegekend en geeft advies met betrekking tot hoe uw dossier het beste behandeld wordt en hoe wij u het beste benaderen. We menen dat deze geautomatiseerde besluitvorming géén rechtsgevolgen voor u inhoudt of u op een significante manier treft, daar dit uw rechten en verplichtingen op basis van het contract niet schaadt. Het draagt bij tot een efficiënte – en correcte invordering, wat in het belang is van alle betrokken partijen.
U zult over het algemeen geen informatie ontvangen over de individuele graadmeter die aan uw dossier werd toegekend, maar als u denkt dat wij uw dossier op basis van deze beoordeling verkeerd hebben behandeld, kunt u ons vragen om de graadmeter manueel te herbekijken via menselijke tussenkomst.
Welke rechten heb ik?
Het is belangrijk te begrijpen dat het uw persoonsgegevens zijn die wij verwerken en dat wij willen dat u zich daar comfortabel bij voelt. Volgens de voorwaarden en modaliteiten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG hebt u rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
· Recht op inzage
U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens, informatie vragen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, inclusief informatie over:
o waarom wij uw persoonsgegevens verwerken;
o welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken;
o met wie wij uw persoonsgegevens delen;
o hoelang wij uw persoonsgegevens opslaan of volgens welke criteria wij deze periode bepalen;
o welke rechten u hebt;
o uw recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
o van wie wij uw persoonsgegevens ontvangen hebben (als wij ze niet van u gekregen hebben);
o of de verwerking een automatische besluitvorming inhoudt (zogenoemde profilering);
o hoe we de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren als ze naar een land buiten de Europese Economische ruimte werden overgebracht.
Alle bovenstaande informatie is te vinden in deze Privacy beleidslijnen.
· Recht op rectificatie
Het is belangrijk dat wij de juiste informatie hebben over u en we verzoeken u ons dringend te laten weten als er onjuistheden zijn in uw persoonsgegevens, bijv. als u uw naam veranderd hebt of verhuisd bent.
· Recht op vergetelheid
Als wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige manier verwerken, kunt u vragen deze informatie te verwijderen.
· Recht op beperking van de verwerking
Vanaf het moment dat u ons verzoekt om uw persoonsgegevens aan te passen of indien u tegen de verwerking bezwaar hebt gemaakt, heeft u recht op beperking van de verwerking door Intrum totdat wij de zaak hebben onderzocht of bevestigd hebben dat uw gegevens juist zijn (of overeenkomstig uw instructie zijn aangepast). Dit betekent dat wij (uitgezonderd voor het bewaren van de persoonsgegevens) uw persoonsgegevens enkel mogen verwerken met uw toestemming, indien dit nodig is in het kader van gerechtelijke procedures, om de rechten van iemand anders te beschermen of als er een belangrijk openbaar belang met de verwerking gepaard gaat.
U kunt ook vragen dat wij het verwerken van uw persoonsgegevens beperken als de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wenst dat wij uw persoonsgegevens verwijderen.
U kunt tevens de beperking van de verwerking vragen wanneer wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor onze verwerkingsdoeleinden maar u deze nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
· Recht op bezwaar
Als u meent dat wij geen recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, of als u wenst dat een geautomatiseerde beslissing herbekeken wordt, kunt u tegen onze verwerking bezwaar indienen. In dergelijke gevallen mogen we enkel met de verwerking doorgaan als wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Wij mogen evenwel altijd uw persoonsgegevens verwerken als dit vereist is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van gerechtelijke dossiers. U heeft tevens te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen direct markering activiteiten.
· Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U kunt vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat over te maken. U hebt ook het recht om te vragen om die informatie door te spelen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.
· Intrekking van toestemming
Intrum baseert haar verwerking van persoonsgegevens niet op basis van uw toestemming, met uitsluiting van bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Indien Intrum bijzondere persoonsgegevens over u zou verwerken en waarvoor u toestemming heeft gegeven, dan kan u deze toestemming intrekken.
We zullen uw verzoek(en) ook aan de eventuele partners, met wie we uw persoonsgegevens gedeeld hebben, laten weten.
Hoe kan ik een klacht indienen over het gebruik van mijn gegevens of mijn rechten uitoefenen?
Als u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, een klacht wenst in te dienen over hoe wij uw persoonsgegevens behandelen of als u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen met onze "Data Protection Officer" als volgt: (i) per mail naar dpo.be@intrum.com, (ii) via deze link op onze website Intrum nv, (iii) via ons klantenportaal intrum.be/uwdossier (zie inloggegevens) of (iv) per post naar Intrum nv, Data Protection Officer, Martelaarslaan 21 bus 1001, 9000 Gent. U dient bij uw melding of verzoek voldoende persoonsgegevens aan ons over te maken zodat wij u minimaal kunnen identificeren (naam, voornaam, geboortedatum, adres, emailadres, dossiernummer, …).
Als u niet tevreden bent met ons antwoord of van mening bent dat wij uw gegevens oneerlijk of onrechtmatig verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hieronder kunt u verdere informatie vinden over de Gegevensbeschermingsautoriteit en hun klachtenprocedure:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
Tel +32 (0) 2 274.48.00
contact@apd-gba.be
https://www.privacycommission.be
Toezichthoudende overheid:
Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, Algemene Directie Economische Inspectie, Koning Albert II-laan 16, 1000 Brussel, https://economie.fgov.be