U solliciteert voor een functie bij Intrum. Deze verklaring van ons Privacy beleid is van toepassing op u en uw persoonsgegevens wanneer u uw kandidatuur indient. Intrum maakt deel uit van een internationale groep met meerdere vestigingen in diverse landen. De Belgische Intrum-entiteit, waarbij u zal solliciteren, aan het solliciteren bent of gesolliciteerd heeft, is de verantwoordelijke voor de bescherming van uw persoonsgegevens (de Verwerkingsverantwoordelijke). Deze verklaring legt uit hoe we de persoonsgegevens, die we van u of van derden, leveranciers, onderaannemers of van publieke bronnen verkrijgen, zullen gebruiken tijdens de sollicitatieprocedure. Ons gerechtvaardigd belang is in dit geval het rekruteren van gekwalificeerde kandidaten.
Soorten persoonsgegevens
Wanneer u bij ons solliciteert, kunnen we de volgende informatie verzamelen:
- Contactgegevens: zoals uw naam, voornaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
- Informatie over uw cv: zoals uw loopbaan, opleidingen, vaardigheden, taalvaardigheid en alle andere informatie die u in uw cv opneemt.
- motivatiebrief: alle informatie die u opneemt in uw motivatiebrief.
Daarnaast kunnen we, afhankelijk van de functie waarvoor u solliciteert, gegevens van derden, leveranciers, onderaannemers of van publieke bronnen verkrijgen (zoals bijvoorbeeld uw voormalige werkgever, leidinggevende, partners waarop Intrum beroep doet voor assessments, werving en selectie, diensten voor arbeidsbemiddeling) in verband met het volgende:
- Interne sollicitaties: Als u al bij Intrum werkt en solliciteert voor een andere betrekking binnen het bedrijf, dan kunnen wij informatie gebruiken uit uw persoonlijk dossier ter aanvulling van de informatie die u ons verschaft wanneer u solliciteert voor de functie.
- Assessment en voorafgaandelijke screening: We kunnen u vragen om een assessment van uw vaardigheden, persoonlijkheid of cognitieve geschiktheid te ondergaan. Dergelijke beoordelingen worden meestal uitgevoerd door een externe partner die hiervoor al dan niet gebruik maakt van software tools en testen. Deze externe partner zal de resultaten beoordelen en aan ons overmaken. Vooraleer dergelijke beoordeling te ondergaan, zullen we u verdere informatie verschaffen met betrekking tot de inhoud en reikwijdte van het assessment. De resultaten van dergelijke assessments worden steeds besproken met u waarbij u, op verzoek, steeds inzage kan verkrijgen in het dossier.
- Referenties: We kunnen beslissen om referenties op te vragen bij mensen die in het verleden met u hebben samengewerkt en waarbij u ons de toestemming hebt gegeven om hen te contacteren. Als u al bij Intrum werkt, kunnen wij referenties vragen bij uw leidinggevende en/of collega's, zonder u hiervan op de hoogte te stellen.
Doelstellingen van de verwerking
Als verwerkingsverantwoordelijke zal Intrum uw gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
- Rekrutering: Wij verwerken uw gegevens om na te gaan of u een geschikte kandidaat bent voor de functie waarvoor u gesolliciteerd heeft.
- Geschillenbeslechting: We kunnen persoonsgegevens verwerken met het oog op het beslechten van geschillen, het behandelen van klachten of in het kader van juridische procedures.
- Om te voldoen aan de wet: We kunnen verplicht worden uw persoonsgegevens te verwerken om aan de wet te voldoen of om een vonnis uit te voeren.
Partijen die mogelijk toegang hebben tot uw gegevens
Intrum kan uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden delen met bepaalde ontvangers, die direct of indirect betrokken kunnen worden bij het wervings- en selectieproces:
- Derden waaronder begrepen uw voormalige werkgever of leidinggevende, dan zullen we hen uw naam, voornaam en alle overige gegevens verschaffen die nodig zijn om ons van relevante informatie over u te voorzien;
- Leveranciers of onderaannemers waarop Intrum beroep doet voor het uitvoeren van assessments, testen en screenings, voor werving en selectie, arbeidsbemiddelingsdiensten, HR recruteringssoftware, IT leveranciers, enz. In zulke gevallen mogen deze uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doelen die hierboven beschreven zijn en uitsluitend in overeenstemming met onze instructies;
- Werknemers betrokken bij het recruteringsproces hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Deze toegang wordt uitsluitend verleend indien dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden en alleen indien de werknemer gebonden is door een geheimhoudingsplicht.
Zullen mijn persoonsgegevens naar een ander land doorgestuurd worden?
Daar wij deel uitmaken van de Intrum-groep kunnen wij uw gegevens overmaken naar een ander land. Als wij dit doen, zullen we de passende voorzorgsmaatregelen nemen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG. Over het algemeen zullen uw persoonsgegevens niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Om uw gegevens te bewaren maken we ook gebruik van externe dienstverleners die ook toegang kunnen hebben tot uw gegevens en zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) kunnen bevinden. We zullen uw persoonsgegevens nooit overmaken aan landen buiten de EER zonder te zorgen voor de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens. Daarom verzekeren wij dat we ervoor zullen zorgen dat alle ontvangers de "EU Standard Contractual Clauses" hebben ondertekend en dat bijkomende noodzakelijke waarborgen zijn geïmplementeerd, om de overdracht te rechtvaardigen, of dat het land de passende bescherming garandeert op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming.
U kunt een kopie van deze passende waarborgen verkrijgen door uw schriftelijk verzoek te richten aan Intrum nv, Martelaarslaan 21 bus 1001 te 9000 Gent, ter attentie van de Data Protection Officer of per mail naar dpo.be@intrum.com.
Zal ik onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming?
In de beoordeling van kandidaten tijdens het recruteringsproces kunnen wij gebruik van geautomatiseerde persoonlijkheids- en psychosociale testen, die uitgevoerd kunnen worden door een externe partner. Echter voornoemde testen zijn slechts één onderdeel van de informatie, op basis waarvan besloten wordt of u al of niet weerhouden wordt voor de invulling van een bepaalde vacature.
De resultaten van voornoemde geautomatiseerde testen worden steeds gedeeld met u als betrokken kandidaat.
Wij kunnen u dan ook bevestigen dat wij ons in het recruteringsproces nooit uitsluitend baseren op de resultaten van uitgevoerde testen; ook de persoonlijke gesprekken en interviews worden meegenomen in de globale beoordeling. Bijgevolg kunnen we stellen dat wij géén automatische besluitvorming toepassen.
Hoe lang zullen jullie mijn persoonsgegevens bewaren?
We bewaren uw persoonsgegevens voor beperkte tijd en wissen ze wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verwerking. Dit betekent dat we uw gegevens tijdens en na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren in onze sollicitanten-database, tenzij u ons hebt geïnformeerd dat u niet langer in het bestand met potentiële kandidaten wenst opgenomen te worden. Indien we u kiezen om de functie te in te vullen, bewaren we uw persoonsgegevens in uw personeelsdossier in overeenstemming met onze HR-privacy richtlijnen.
Ingeval van een lopend rechtsgeschil kunnen we uw persoonsgegevens voor langere tijd na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren.
Welke rechten heb ik?
Het is belangrijk te begrijpen dat het uw persoonsgegevens zijn die wij verwerken en dat wij willen dat u zichzelf daar comfortabel bij voelt. Volgens de voorwaarden en modaliteiten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG hebt u rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
· Recht op inzage
U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens, informatie vragen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, inclusief informatie over:
o waarom wij uw persoonsgegevens verwerken;
o welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken;
o met wie wij uw persoonsgegevens delen;
o hoelang wij uw persoonsgegevens opslaan of volgens welke criteria wij deze periode bepalen;
o welke rechten u heeft;
o uw recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
o van wie wij uw persoonsgegevens ontvangen hebben (als wij ze niet van u gekregen hebben);
o of de verwerking een automatische besluitvorming inhoudt (zogenoemde profilering);
o hoe we de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren als ze naar een land buiten de Europese Economische ruimte werden overgebracht.
Alle bovenstaande informatie is te vinden in deze Privacy beleidslijnen.
· Recht op rectificatie
Het is belangrijk dat wij de juiste informatie hebben over u en we verzoeken u ons dringend te laten weten als er onjuistheden zijn in uw persoonsgegevens, bv. als uw naam veranderd hebt of verhuisd bent.
· Recht op vergetelheid
Als wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige manier verwerken of wanneer u niet langer wenst opgenomen te worden in onze kandidaten database en u uw toestemming intrekt, kunt u vragen deze informatie te verwijderen.
· Recht op beperking van de verwerking
Vanaf het moment dat u ons verzoekt om uw persoonsgegevens aan te passen of indien u tegen de verwerking bezwaar heeft gemaakt, heb u recht op beperking van de verwerking door Intrum totdat wij de zaak hebben onderzocht of bevestigd hebben dat uw gegevens juist zijn (of overeenkomstig uw instructie zijn aangepast). Dit betekent dat wij (met uitzondering van het bewaren van de persoonsgegevens) uw persoonsgegevens alleen mogen verwerken met uw toestemming of in verband met een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een ander of om gewichtige redenen van algemeen belang. U kunt ook vragen dat wij het verwerken van uw persoonsgegevens beperken als de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wenst dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. U kunt tevens de beperking van de verwerking vragen wanneer wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor onze verwerkingsdoeleinden maar u deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
· Recht op bezwaar
Als u meent dat wij geen recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u tegen onze verwerking bezwaar indienen. In dergelijke gevallen mogen we enkel met de verwerking doorgaan als wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Wij mogen evenwel altijd uw persoonsgegevens verwerken als dit vereist is voor het bepalen, uitvoeren of verdedigen van gerechtelijke dossiers. Houdt er rekening mee dat wij in dergelijk geval uw kandidatuur niet langer in overweging kunnen nemen voor eventuele openstaande vacatures.
· Recht op overdraagbaarheid van gegevens
u kunt vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat over te maken. U heeft ook het recht om te vragen om die informatie door te spelen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.
· Intrekking van toestemming
Indien Intrum persoonsgegevens over u zou verwerken en waarvoor u toestemming heeft gegeven, dan kunt u deze toestemming intrekken.
We zullen uw verzoek(en) ook aan andere partijen, met wie we uw persoonsgegevens gedeeld hebben, laten weten.
Hoe een klacht indienen over het gebruik van uw gegevens of uw rechten uitoefenen?
Als u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, een klacht wenst in te dienen over hoe wij uw persoonsgegevens behandelen of als u uw rechten wenst uit te oefenen, kun u contact opnemen met onze "Data Protection Officer" als volgt: (i) per mail naar dpo.be@intrum.com, (ii) via deze link op onze website Intrum nv of (iii) per post naar Intrum nv, Data Protection Officer, Martelaarslaan 21 bus 1001, 9000 Gent. U dient bij uw melding of verzoek voldoende persoonsgegevens aan ons over te maken zodat wij u minimaal kunnen identificeren (naam, voornaam, geboortedatum, adres, emailadres, …)
Als u niet tevreden bent met ons antwoord of van mening bent dat wij uw gegevens oneerlijk of onrechtmatig verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hieronder kunt u verdere informatie vinden over de Gegevensbeschermingsautoriteit en hun klachtenprocedure:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
Tel +32 (0) 2 274.48.00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be