Politique de confidentialité – Candidats à des offres d’emploi

Version 1.0 – applicable le 25 mai 2018

Si vous postulez à une offre d’emploi pour Intrum, la présente Politique de confidentialité s’applique à vous et à vos données personnelles lorsque vous soumettez une candidature. Intrum fait partie d’un groupe international avec de nombreux établissements dans différents pays. En vertu de cette Politique de confidentialité, l’entité belge d’Intrum auprès de laquelle vous avez postulé sera responsable de la protection de vos données personnelles (elle est responsable du traitement des données). Cette Politique décrit comment nous utiliserons les données personnelles que nous pourrons recueillir auprès de vous ou de tierces parties au cours du processus de candidature.

1. Catégories de données personnelles

Lorsque vous nous soumettrez votre candidature, nous recueillerons les informations suivantes:
• Vos coordonnées: telles que votre nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone.
• Des informations issues de votre CV: telles que votre parcours académique et professionnel, vos compétences, les langues que vous maîtrisez et toute autre information que vous pourriez choisir d’intégrer à votre CV.
• Des informations issues de votre lettre de motivation: à savoir toute information que vous choisissez d’inclure à votre lettre de motivation.

Selon l’offre d’emploi à laquelle vous postulez, nous pourrons également obtenir des informations auprès de tierces parties (des anciens employeurs ou supérieurs, des sources publiques) ou des sous-traitants (parmi lesquels des partenaires d’évaluation, de recrutement et de sélection ou des services de l’emploi):
• Candidatures internes: Si vous êtes déjà employé par Intrum et que vous postulez à un autre poste au sein de l’entreprise, nous pouvons utiliser des informations issues de nos dossiers du personnel pour compléter celles que vous nous aurez transmises dans le cadre de votre candidature.
• Évaluation: Nous pourrons vous demander de vous soumettre à une évaluation de vos compétences, de votre personnalité ou de vos capacités cognitives. Ces évaluations sont généralement réalisées à l’aide de logiciels des sous-traitants externes, qui évaluent et nous transmettent ensuite les résultats. Avant de vous soumettre à de telles évaluations, nous vous fournirons des informations complémentaires en fonction de votre situation spécifique.
• Vérification pré-emploi: Selon la nature du poste susceptible de vous être confié, nous pourrons faire appel à un expert en matière de vérification pré-emploi afin de déterminer si des éléments pourraient vous disqualifier pour ce poste. La réalisation ou non de telles vérifications, ainsi que leur portée et leur objectif seront abordés avec vous avant le début du processus.
• Recommandations: Nous pourrons choisir d’obtenir des recommandations auprès de personnes ayant travaillé avec vous par le passé. En règle générale, nous contacterons ces personnes uniquement si vous nous avez fourni leurs noms et leurs coordonnées. Si vous êtes déjà un employé d’Intrum, nous pourrons chercher à obtenir des recommandations auprès de votre responsable et/ou de vos collègues sans vous en informer.

2. Objectifs du traitement des données

En tant que responsable du traitement des données, Intrum traitera vos données aux fins suivantes:
• Recrutement: Nous traitons vos informations afin de déterminer si vous êtes qualifié pour le poste auquel vous postulez.
• Résolution des différends: Nous pouvons traiter vos données personnelles dans le cadre de la résolution de différends, de plaintes ou de procédures judiciaires.
• Respect des lois: Il est possible que nous devions traiter vos données personnelles pour nous conformer à la loi ou à une décision judiciaire.

3. Tiers pouvant avoir accès à vos données

Dans certaines circonstances Intrum pourra partager vos données personnelles avec des destinataires, qui sont directement ou indirectement impliqués dans le processus de recrutement et de sélection:
• Tierces parties: Si nous recueillons des données auprès de tierces parties (conformément aux dispositions décrites en chapitre 1), parmi lesquelles votre ancien employeur ou votre supérieur, nous leur fournirons votre nom et toute autre information nécessaire afin qu’elles nous transmettent des données pertinentes à votre sujet.
• Fournisseurs ou sous-traitants: Nous pouvons partager vos données personnelles avec d’autres destinataires, comme des sous-traitants auxquels Intrum fait appel pour procéder à des évaluations, du recrutement et de la sélection, ou avec des fournisseurs de services d’emploi ou de logiciels RH et des prestataires de services IT. Le cas échéant, ces destinataires pourront utiliser vos données personnelles uniquement aux fins décrites ci-dessus et conformément à nos instructions.
• Employés impliqués dans le processus de recrutement: Nos employés impliqués dans le processus de recrutement auront accès à vos données personnelles. Cet accès sera octroyé uniquement s’il est nécessaire à la réalisation des objectifs décrits ci-dessus et si l’employé est soumis à une obligation de confidentialité.

4. Localisation de vos données personnelles

En tant que membre du Groupe Intrum, nous pouvons transférer vos données vers un autre pays. Le cas échéant, nous veillerons toutefois à la mise en place de mécanismes de protection adaptés, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). En règle générale, vos données personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).
Nous faisons également appel à des prestataires de services tiers qui assurent le stockage de vos données ou peuvent y avoir accès, certains d’entre eux pouvant être basés en dehors de l’EEE, et notamment aux États-Unis. Néanmoins, nous garantissons toujours la sécurité et la protection de vos données personnelles en cas de transfert en dehors de l’EEE.
Nous nous assurons donc que chaque destinataire a signé les clauses contractuelles types définies par l’Union européenne pour justifier le transfert des données, ou que le pays de destination garantit une protection des données suffisante conformément aux lois en la matière. Nous pouvons aussi nous appuyer sur le bouclier de protection des données UE-États-Unis, en vertu duquel les entreprises américaines peuvent s’engager à aller plus loin en termes de protection de la vie privée que ne l’exigent leurs lois nationales.
Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties appropriées en envoyant votre demande écrite à Intrum nv, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gand, à l'attention du délégué à la protection des données ou par e-mail à dpo.be@intrum.com.

5. Conservation des données personnelles

Nous conservons vos données personnelles pour une durée limitée et nous les supprimerons lorsqu’elles ne seront plus nécessaires à la réalisation des objectifs de leur traitement. Nous conserverons donc vos données pendant le processus de candidature et nous les supprimerons lorsque nous aurons trouvé un candidat approprié. Si nous vous avons choisi pour le poste, nous conserverons vos données dans nos dossiers du personnel, conformément à notre politique de confidentialité relative aux ressources humaines.
À l’issue du processus de candidature, nous pourrons traiter vos données personnelles plus longtemps en cas de litige en suspens ou si vous nous avez donné l’autorisation de conserver votre dossier pendant une plus longue période.

6. Fondement juridique pour le traitement de vos données

Nous traitons vos données personnelles en vertu du fait que leur traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime et dans le cadre des mesures précontractuelles. En l’espèce, notre intérêt légitime consiste à recruter des candidats qualifiés. Pour plus d’information sur notre intérêt légitime, vous pouvez nous contacter.
Dans certains cas, nous serons également tenus de traiter vos données personnelles en vertu de votre consentement ou d’une obligation juridique.

7. Vos droits en vertu des lois sur la protection des données

En vertu des conditions et modalités de la loi de l’Union européenne relatives à la protection des données, vous disposez de certains droits en la matière.

• Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet, ainsi que certaines informations sur la manière dont nous les utilisons.

• Vos données personnelles vous seront généralement transmises par écrit, sauf demande contraire. Si vous avez formulé votre demande par voie électronique, ces informations vous seront transmises de la même façon, dans la mesure du possible.

• Droit de rectification
Nous prenons des mesures raisonnables pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité des informations que nous détenons à votre sujet. Toutefois, si vous pensez que vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les mettre à jour ou de les modifier.

• Droit à l’oubli
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander d’effacer vos informations personnelles, notamment si les données personnelles que nous avions recueillies ne sont plus nécessaires aux fins prévues initialement ou si vous retirez votre consentement. L’effacement de vos données personnelles devra néanmoins être mis en balance avec d’autres facteurs. Nous pouvons, par exemple, être dans l’impossibilité d’accéder à votre demande en raison de certaines obligations juridiques ou règlementaires.

• Droit à la limitation du traitement
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander d’arrêter d’utiliser vos informations personnelles. C’est le cas, par exemple, si vous pensez que les données personnelles que nous détenons à votre sujet peuvent être inexactes ou que nous n’avons plus besoin de les utiliser.

• Droit à la portabilité des données
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander à ce que nous transmettions les informations personnelles que vous nous avez fournies à un tiers de votre choix.

• Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles basé sur nos intérêts légitimes, ce qui est le cas en l’espèce. À moins que nous ne disposions d’une justification légitime et suffisante, nous ne traiterons plus vos données personnelles sur ce fondement si vous signifiez votre opposition. Toutefois, veuillez noter que nous serons alors dans l’incapacité d’étudier votre candidature.

• Droits relatifs aux décisions automatisées
Vous avez le droit de ne pas faire l’objet de décisions automatisées (incluant le profilage) qui pourraient produire des effets juridiques à votre égard ou avoir des effets significatifs similaires. Intrum ne recourt généralement pas aux décisions automatisées ou au profilage dans le cadre de son processus de recrutement. Cependant, si vous avez fait l’objet d’une décision automatisée dont vous rejetez le résultat, vous pouvez nous contacter à l’aide des coordonnées ci-dessous afin de nous demander de revenir sur cette décision.

• Droit de retrait du consentement
Dans la plupart des cas, nous ne fondons pas le traitement de vos données personnelles sur votre consentement. Nous pourrons toutefois solliciter votre consentement dans des cas spécifiques. Le cas échéant, vous aurez le droit de le retirer pour que nous cessions de traiter vos informations personnelles.

8. Comment faire une réclamation concernant l’utilisation de vos données ou faire valoir vos droits ?

Si vous avez une question concernant la manière dont nous traitons vos donnnées personnelles, si vous souhaitez faire une réclamation à propos de la manière dont nous gérons vos données personnelles, en lien notamment avec un quelconque droit mentionné ci-dessus, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données et nous étudierons vos préoccupations.

Par écrit à (avec copie de votre carte d’identité/passeport en annexe):
- Dpo.be@intrum.com
- Intrum SA, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gand – à l’attention du DPO

Si vous n’êtes pas satisfait par notre réponse, ou si vous estimez que nous traitons vos données de manière injuste ou illégitime, vous pouvez vous plaindre auprès de l’Inspection des données. Pour en savoir plus sur l’Inspection des données et sur sa procédure de réclamation, rendez-vous à l’adresse suivante:

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles
Tel : +32 (0) 2 274.48.00
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be