Politique de confidentialité pour les représentants des clients, des prestataires, des partenaires et d’autres tiers

Version 2.0 – applicable à partir du 23/07/2020

La présente Politique porte sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, en tant que représentant de nos donneurs d’ordre (actuels ou futurs), de nos prestataires ou de nos partenaires commerciaux. Ci-dessous, vous trouverez plus d’information sur les données personnelles que vous nous avez transmises afin d’assurer l’un de nos services, et sur la manière dont nous traitons ces données personnelles.

Pourquoi avons-nous accès à vos données et dans quelles circonstances pouvons-nous les traiter ?

Suivant que vous êtes client, fournisseur ou partenaire, Intrum traite vos données personnelles aux fins suivantes :

• Pour les besoins de l’exécution d’un contrat
Cela signifie que le traitement doit être indispensable à l’exécution d’un contrat auquel vous ou la société que vous représentez est partie prenante ou pour entreprendre à votre demande des étapes préalable à la conclusion d’un contrat.

• Pour les besoins de la gestion de relations avec la clientèle/d’affaires et ce, à des fins marketing
Nous pouvons également utiliser vos données pour vous communiquer des informations sur nos services, nos analyses, nos newsletters, nos événements, nos formations éventuellement susceptibles de vous intéresser, ou encore pour exécuter les tâches nécessaires ou souhaitées qui sont attendues dans le cadre de la relation d’affaires que vous représentez. . Au cas où vous êtes déjà client, fournisseur ou partenaire d'Intrum, nous nous basons sur notre intérêt légitime de vous fournir des informations au sujet des services analogues. Il va de soi que, si nécessaire, vous avez toujours la possibilité de vous y opposer de manière simple et sans frais. Dans tous les autres cas de traitement de vos données personnelles, nous nous basons sur votre consentement préalable.

• Afin de garantir la sécurité des collaborateurs, des visiteurs et des biens d’Intrum, Intrum utilise des caméras de surveillance aux portes d’accès au local abritant le serveur IT.

• Les conversations téléphoniques peuvent être enregistrées dans le but de contrôler notre qualité du service téléphonique
Ce traitement est basé sur l’intérêt légitime d’Intrum à améliorer de manière permanente ses services.

• Nous pouvons traiter vos données personnelles ainsi que les données relatives à votre entreprise pour élaborer des statistiques, des rapports et des analyses, ce qui est basé sur l’intérêt légitime d’Intrum à développer et à optimiser son activité commerciale si nécessaire.

• Pour les besoins d’enquêtes réalisés par des pouvoir publics, nous sommes tenus à une obligation légale de présenter vos données personnelles. Aussi, lorsqu’il s’agit de prévenir, de contrôler et de prouver l’existence d’une fraude, d’un blanchiment d’argent ou d’autres activités criminelles, nous pouvons traiter vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime à sécuriser nos activités et à remplir nos obligations contractuelles envers notre client.

• Pour la gestion de notre site web et de notre communication
Nous pouvons traiter des données personnelles relatives aux visiteurs de notre/nos site(s) web ou de nos établissements physiques, en fonction de la manière dont vous entrez en contact avec nos services. Intrum peut également traiter vos données à caractère personnel afin de développer ses activités commerciales et, en fonction de votre visite sur notre site Web et de vos intérêts manifestés, d’ adapter ses services et ses informations à vos besoins et à vos souhaits. Le cas échéant, Intrum vous demandera votre accord préalable. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre politique en matière de cookies.

Quelles catégories de données personnelles traitez-vous à mon sujet et quelle est la source ?

Nous avons collecté vos données personnelles dans le cadre de notre relation contractuelle mutuelle (par exemple en tant que contact du donneur d’ordre), sur la base de votre consentement (par exemple en vous souscrivant à nos newsletters, à nos événements, ...), ou par des partenaires de renseignements commerciaux avec qui Intrum a conclu un contrat de sous-traitance ou par de sources publiques officielles (par exemple Banque-Carrefour des Entreprises).

Nous détenons des informations nécessaires à la gestion de la relation contractuelle ou commerciale. Afin de pouvoir communiquer avec vous et de vous identifier de manière à la fois sûre et exacte, nous avons besoin de connaître votre nom, votre numéro d’entreprise, votre poste et vos coordonnées telles que par exemple votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Nous avons également besoin de vos données financières et fiscales afin de vous fournir nos services.

En outre, nous traitons également des enregistrements des images captées par les caméras de surveillance (à des fins de sécurité) et des entretiens téléphoniques ainsi que des logs dans le cadre de la gestion de notre site web et de notre communication.

À moins qu’il n’en soit convenu différemment avec vous, nous n’inclurons pas de catégories particulières de données personnelles. Plus connues sous le nom de «données sensibles», ce sont notamment les données relatives à votre origine raciale ou ethnique, à vos opinions politiques, à vos croyances religieuses ou philosophiques, à votre appartenance à un syndicat, ou encore à votre état de santé ou à votre vie sexuelle.

Allez-vous partager mes données personnelles avec des tiers ?

• Données personnelles des donneurs d’ordre, prospects et autres

Nous pouvons partager vos données personnelles avec nos fournisseurs et partenaires qui facilitent et/ou fournissent certains de nos services, par exemple des services d'impression et de courrier/messagerie et des partenaires juridiques.

Nos employés pourraient avoir accès aux données personnelles. Dans ce cas, l'accès ne sera autorisé que s'il est nécessaire aux fins décrites et uniquement si les employés concernés sont liés par une obligation de confidentialité.

Enfin, vos données personnelles seront également partagées avec vos clients qui font l'objet des services que nous vous fournissons.

• Données personnelles des fournisseurs/partenaires

Si vous êtes un fournisseur ou un partenaire qui contribue à faciliter et/ou à fournir une partie de nos services, nous pouvons partager vos données personnelles avec nos donneurs d’ordre et/ou avec les clients de nos donneurs d’ordre.

Nos employés pourraient accéder aux données personnelles. Dans ce cas, l'accès ne sera autorisé que s'il est nécessaire aux fins décrites et uniquement si les employés concernés sont soumis à une obligation de confidentialité.

Mes données personnelles seront-elles transférées vers un autre pays ?

En tant que membre du Groupe Intrum, nous pouvons transférer vos données vers un autre pays. Le cas échéant, nous veillerons toutefois à la mise en place de mécanismes de protection adaptés, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). En règle générale, vos données personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Nous faisons également appel à des prestataires de services tiers qui assurent le stockage de vos données ou peuvent y avoir accès, certains d’entre eux pouvant être basés en dehors de l’EEE, et notamment aux États-Unis. Néanmoins, nous garantissons toujours la sécurité et la protection de vos données personnelles en cas de transfert en dehors de l’EEE.

Nous nous assurons donc que chaque destinataire a signé les clauses contractuelles types définies par l’Union européenne pour justifier le transfert des données, ou que le pays de destination garantit une protection des données suffisante conformément aux lois en la matière. Nous pouvons aussi nous appuyer sur le bouclier de protection des données UE-États-Unis, en vertu duquel les entreprises américaines peuvent s’engager à aller plus loin en termes de protection de la vie privée que ne l’exigent leurs lois nationales.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties appropriées en envoyant votre demande écrite à Intrum nv, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gent, à l'attention du délégué à la protection des données ou par e-mail à dpo.be@intrum.com.

Pendant combien de temps conservez-vous mes données personnelles ?

Nous conserverons vos données aussi longtemps que nécessaire aux fins légitimes pour lesquelles nous les avons obtenues, tant que nous aurons un intérêt légitime à les conserver (jusqu’à l’échéance de notre contrat/collaboration, par exemple), et/ou jusqu’à expiration du délai de prescription pour pouvoir nous défendre contre des actions en justice.

Par ailleurs, nous sommes tenus légalement de conserver vos données personnelles pendant une certaine période pour prévenir et détecter les actes frauduleux, pour identifier et démontrer le blanchiment d’argent, et pour la réalisation d’audits financiers.

Les enregistrements des images captées par les caméras de surveillance (à des fins de sécurité) et les entretiens téléphoniques sont effacés au plus tard un mois après leur captation, conformément aux dispositions légales.

Enfin, nous effacerons aussi vos données de nos systèmes de sauvegarde, mais uniquement lorsque ces systèmes nécessiteront une restauration, conformément à notre politique en matière de sauvegarde des données. A échéance de sauvegarde prévue par cette politique, nous effacerons l’intégralité de vos données.

Puis-je faire l’objet de décisions automatisées ?

Nous n’utiliserons pas vos données personnelles dans le cadre de décisions automatisées.
Quels sont mes droits ?

Selon les conditions et modalités de la loi, vous avez les droits suivants quant au traitement de vos données personnelles.

• Droits d’accès
Vous pouvez vous renseigner formellement sur le fait que vos données personnelles sont traitées ou non et demander des informations sur la façon dont nous traitons ces données, en ce compris des informations sur :

- Pourquoi nous traitons vos données personnelle
- Quelles catégories de données personnelles nous traitons
- Avec qui nous partageons vos données personnelles
- Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles ou selon quels critères nous déterminons leur durée de conservation
- Quels sont vos droits
- Votre droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données
- Auprès de quelle(s) source(s) nous avons obtenu vos données personnelles (si vous ne nous les avez pas transmises vous-même)
- Si le traitement de vos données inclut des décisions automatisées (profilage)
- Comment nous garantissons la protection de vos données personnelles si elles ont été transférées vers un pays situé en dehors de l’EEE

• Droit de rectification
Il est important que nous disposions de données exactes à votre sujet et nous vous invitons donc à nous informer de toute inexactitude, notamment en cas de changement de nom ou de déménagement.

• Droit à l’oubli
Si nous traitons vos données personnelles d’une manière contraire à la loi vous pouvez nous demander d’effacer ces informations.

• Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles à partir du moment où vous nous demandez de les rectifier ou vous vous opposez à leur traitement et jusqu’à ce que nous puissions examiner le sujet ou confirmer leur exactitude (ou les modifier conformément à vos instructions). Nous pourrons alors traiter vos données personnelles uniquement avec votre consentement (à l’exception de leur conservation), si cela s’avère nécessaire dans le cadre d’actions en justice, pour protéger les droits d’une autre personne ou en cas d’intérêt public important lié à leur traitement.

Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles si ce dernier est illégitime mais que vous ne souhaitez pas la suppression de vos informations.
Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins de traitement auxquelles elles étaient destinées, mais que vous en avez toujours besoin pour l’ouverture, l’exercice ou l’étaiement d’une action en justice.

• Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer au fait que nous traitions vos données personnelles si vous estimez que nous n’avons pas le droit de le faire. Le cas échéant, nous pourrons continuer à traiter vos données personnelles uniquement si nous pouvons apporter des justifications suffisantes l’emportant sur vos intérêts, vos droits et vos libertés. En revanche, nous pourrons toujours traiter vos données personnelles si cela s’avère nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

• Droit à la portabilité des données
Vous pouvez nous demander de vous fournir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, l’ensemble des données personnelles que vous nous avez transmises en consentant à leur traitement ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat. Vous avez également le droit de demander le transfert de ces informations à un autre responsable du traitement des données.

• Retrait du consentement
Si Intrum traite des données à votre sujet, pour lequel vous nous avez donné votre autorisation, vous pouvez retirer cette autorisation.
Nous transmettrons également votre/vos demande(s) aux tiers avec lesquels nous aurions pu partager vos données personnelles.

Comment puis-je faire une réclamation concernant l’utilisation de mes données ou faire valoir mes droits ?

Si vous avez une question concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, si vous souhaitez faire une réclamation à propos de la manière dont nous gérons vos données personnelles, en lien notamment avec un quelconque droit mentionné ci-dessus, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données et nous étudierons vos préoccupations.

Par écrit à (avec copie de votre carte d’identité/passeport recto en annexe) :
- Dpo.be@intrum.com
- Intrum SA, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gent – à l’attention du DPO

Si vous n’êtes pas satisfait par notre réponse, ou si vous estimez que nous traitons vos données de manière injuste ou illégitime, vous pouvez vous plaindre auprès de l’Inspection des données. Pour en savoir plus sur l’Inspection des données et sur sa procédure de réclamation, rendez-vous à l’adresse suivante:

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles
Tel : +32 (0) 2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be