Privacybeleid – Debiteuren

Versie 1.0, van toepassing vanaf 25 mei 2018

Waarom hebben wij toegang tot uw gegevens en waarvoor verwerken wij ze?

Wij verkrijgen uw gegevens van onze klant. Daarnaast kunnen wij, tijdens de behandeling van uw dossier, uw gegevens verrijken met informatie afkomstig van diverse andere bronnen, zoals bijvoorbeeld informatie die wij rechtstreeks ontvangen van u, van externe partners, van publieke bronnen of van bestaande dossiers, die wij over u bijhouden.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

  • Het beheer van inning van schulden voor onze klant
    Indien Intrum schulden int bij u voor rekening van onze klant, zal Intrum uw persoonsgegevens verwerken om onbetaalde bedragen te innen voor die klant. In de mate dat de inning een minnelijke invordering betreft (dit wil zeggen zonder uitvoerbare titel zoals een vonnis, een dwangbevel of een notariële akte), is de verwerking van uw gegevens noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting die op Intrum rust in het kader van de wet van 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument. In de mate dat de invordering niet minnelijk gebeurt (dit wil zeggen op basis van een vonnis, een dwangbevel of een notariële akte), gebeurt de verwerking van uw gegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van Intrum en dat van haar klant. Dit gerechtvaardigd belang bestaat erin dat Intrum een dienst commercialiseert die haar klant toelaat om op efficiënte, snelle, kostbewuste en gestructureerde wijze schulden van de debiteur te innen en een betalingsachterstand te bestrijden. Voor meer informatie met betrekking tot ons gerechtvaardigd belang kan u contact met ons opnemen.
  • Het beheer van inning van eigen schulden
    Een klant heeft het recht een schuldvordering, conform de wettelijke bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, over te dragen aan Intrum of aan één van haar investeringsmaatschappijen, welke de invordering uitbesteden aan ons. In dit laatste geval treden beiden, zowel Intrum als haar investeringsmaatschappij, op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken. Bij overdracht van uw schuldvordering, worden wij of onze investeringsmaatschappij uw nieuwe partij in de overeenkomst en hebben wij het recht uw persoonsgegevens te verwerken om onbetaalde bedragen te innen. De verwerking van uw gegevens gebeurt in uitvoering van de aan Intrum overgedragen schuldvordering. De entiteit die uw schuldvordering heeft overgenomen, mandateert ons om al uw eventuele vragen en/of verzoeken te beantwoorden in overeenstemming met de bepalingen van ons Privacy beleid.
  • Doorgifte aan de Centrale voor Kredieten aan Particulieren
    Indien uw schuld een bancaire – of kredietvordering betreft, verwerkt Intrum uw persoonsgegevens om te voldoen aan haar wettelijke meldingsplicht aan de Centrale voor Kredieten aan Particulieren op basis van het Koninklijk besluit van 23 maart 2017 tot regeling van de Centrale voor Kredieten aan Particulieren.
  • Verbetering van onze procedures voor het innen van schulden alsook de ontwikkeling en veiligheid van onze activiteiten
    Indien u het voorwerp was van een dossier waarbij Intrum schulden heeft geïnd bij u, zal Intrum uw persoonsgegevens gebruiken om haar procedures voor de inning van schulden te verbeteren. In dit kader kunnen wij opzoekingsactiviteiten doen, evaluaties uitvoeren met betrekking tot uw betaalhistoriek, alsook telefoongesprekken van onze medewerkers met u opnemen voor coaching doeleinden. Voor de veiligheid van onze werknemers en uw persoonsgegevens, gebruiken wij bewakingscamera’s in de IT server ruimtes en aan de toegangsdeuren van onze kantoren.
    De verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden gebeurt op grond van het gerechtvaardigd belang van Intrum, dat erin bestaat om inningsprocedures van schulden sneller, efficiënter en met minder kosten te organiseren, om te waken over goede invorderingspraktijken en over de algemene veiligheid van onze werkplek en onze gegevens.
  • Software ontwikkeling en IT beheer
    De informatie die wij over u hebben kan anoniem gemaakt worden en gebruikt worden voor het ontwikkelen van onze activiteiten. Wanneer het echter nodig is om uw persoonsgegevens te beveiligen en geschikte testen van ons IT-systeem te ontwikkelen en te wijzigen, kunnen uw persoonsgegevens als dusdanig gebruikt worden. Uw gegevens worden tevens verwerkt voor ons algemeen IT-beheer (opslag, back-up, wisprocedures, enz.). Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Intrum om te waken over het optimaal functioneren en de algemene veiligheid van haar software en IT-systemen.
  • Rapporterings-, statistische – en audit doeleinden
    In het kader van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid en onze rol in de maatschappij, welke bijdraagt tot het algemeen belang om de overmatige schuldenlast te bestrijden, bieden we ook anoniem gemaakte statistieken aan. Daarnaast maken wij analyses en rapporten voor onze klant en voor intern gebruik, welke op uw gegevens gebaseerd kunnen zijn. Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de afgesloten overeenkomst met onze klant en op het gerechtvaardigd belang van Intrum om haar invorderingsprocedures te optimaliseren en uw openstaande schuld(en) te evalueren in het kader van een schuldoverdracht.
    We zijn verplicht om, in overeenstemming met de wet, uw persoonsgegevens voor te leggen wanneer wij door de overheid worden gecontroleerd. Ook wanneer het gaat om het voorkomen, controleren en aantonen van fraude, het witwassen van geld en andere criminele activiteiten, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten veilig te stellen en om aan onze contractuele verplichtingen ten opzichte van onze klant te voldoen.
  • Voor het beheer van onze website en communicatiebeheer
    Afhankelijk van hoe u in contact staat met Intrum, kunnen wij nagaan welke het meest geschikte communicatiekanaal is om met u te communiceren (brief, email, sms, …). De verwerking van uw persoonsgegevens in dit verband is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Intrum om haar communicaties zo optimaal mogelijk te sturen.

Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken jullie over mij?

We bewaren de nodige informatie voor het beheer van uw dossier. Om met u te kunnen communiceren, een veilige en juiste identificatie te verzekeren, hebben wij uw naam, persoonlijk identiteitsnummer, uw bankrekening nummer, uw geboortedatum en contactgegevens nodig, zoals onder meer uw adres, telefoonnummer en e-mailadres. Voor de invordering van consumenten – en hypothecaire kredieten verwerken wij tevens uw rijksregisternummer, welk wij nodig hebben voor registraties bij de Centrale voor Kredieten aan Particulieren (CKP).

Met het oog op het evalueren van uw vermogen tot betalen, tot het uitvoeren van risicoanalyses en het beheren en opstellen van afbetalingsplannen en het bewaken van schulden, houden wij ook financiële informatie bij, zoals betalingshistorieken, informatie over uw schulden, inkomsten, solvabiliteit, bezoekrapporten, enz.

Om uw specifieke situatie beter te begrijpen en een grondig overwogen beslissing te nemen met betrekking tot hoe uw dossier te behandelen, kunnen wij ook uw redenen voor niet-betaling bijhouden afhankelijk van de informatie die u ons verstrekt, bv. individuele of familiale omstandigheden, werk gerelateerde omstandigheden enz.

Verwerken jullie bepaalde gevoelige gegevens over mij?

Tenzij anders overeengekomen met u, zullen wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens opnemen (vaak 'gevoelige persoonlijke gegevens' genoemd, zoals gegevens die raciale of etnische origine, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond onthullen, en de verwerking van gegevens betreffende uw gezondheid).

Het kan echter in uw belang zijn om ons persoonlijke informatie te verstrekken met betrekking tot uw gezondheid, handicap en/of over uw privéleven wanneer deze een impact hebben op uw vermogen om uw openstaande schuld terug te betalen. Zo kunnen wij onze invorderingsstappen meer afstemmen op uw mogelijkheden en behoeften, zoals bijvoorbeeld het inlassen van voldoende pauzes in uw afbetalingsplan, het creëren van ademruimte om te zoeken naar onafhankelijk en gratis schuldadvies of om uw afbetalingsplan aan te passen.
Deze informatie zal door ons verwerkt worden om u bij te staan en zal zolang als nodig voor dit doel bewaard worden, totdat u ons niet langer de toestemming verleent om deze te verwerken of zolang ze nodig is voor het indienen, uitoefenen of verdedigen van gerechtelijke dossiers.

Moet ik jullie mijn persoonsgegevens verstrekken?

U moet ons geen persoonsgegevens verstrekken. De meeste (om niet te zeggen alle) persoonsgegevens die wij over u verwerken, komen meestal van een andere bron dan uzelf. Wij ontvangen uw persoonsgegevens van uw initiële contractuele partij, welke wij verrijken met gegevens van externe data-quality leveranciers, van historische dossiers die wij van u bewaren en/of van andere publieke bronnen.
Het staat u echter vrij om ons bijkomende persoonsgegevens te verschaffen. Deze informatie kan ons zelfs helpen om uw dossier te behandelen, en is gewoonlijk in uw voordeel. U kunt bijvoorbeeld een geldige reden hebben waarom u uw schuld niet betaald hebt en die u met ons wil delen, of als wij overeenkomen om een afbetalingsplan op te stellen, wilt u ons misschien bepaalde details verschaffen zodat wij een redelijk afbetalingsplan kunnen opstellen afgestemd op uw specifieke situatie.

Zult u mijn persoonsgegevens doorgeven aan anderen?

Het kan voorkomen dat we uw persoonsgegevens zullen delen met de (gecedeerde) schuldeiser, onze onderaannemers en/of partners, op wie wij beroep doen voor een aantal specifieke diensten, zoals print-, sms en e-maildiensten, IT dienstverleners, data-quality verrijkingen en correcties, callcenters, field collection, gerechtelijke invordering, enz. We kunnen uw persoonsgegevens ook delen met onze opdrachtgever, de Centrale voor Kredieten aan Particulieren (CKP) en het Bestand van niet-gereglementeerde registraties (ENR), gerechtsdeurwaarders, advocaten, en overheidsinstanties.

Onze werknemers zullen toegang hebben tot de persoonsgegevens. In dergelijk geval zal de toegang enkel toegestaan worden indien nodig voor de beschreven doeleinden en enkel als de betrokken werknemers gebonden zijn door een geheimhoudingsplicht.

Zullen mijn persoonsgegevens naar een ander land doorgestuurd worden?

Daar wij deel uitmaken van de Intrum-groep kunnen wij uw gegevens overmaken naar een ander land. Als wij dit doen, zullen we de passende voorzorgsmaatregelen nemen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG van de EU. Over het algemeen zullen uw persoonsgegevens niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

In geval van een internationale invordering kunnen evenwel uw persoonsgegevens doorgestuurd worden naar een van onze agenten die in het desbetreffende land actief is. We gebruiken ook externe dienstverleners om uw gegevens te bewaren of die toegang hebben tot uw gegevens, en die kunnen zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de Verenigde Staten. We zullen uw persoonsgegevens nooit doorgeven buiten de EER zonder de veiligheid en de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. Daarom verzekeren wij dat we ervoor zullen zorgen dat alle ontvangers de "EU Standard Model Clauses" hebben ondertekend, om de overdracht te rechtvaardigen, of dat het land de passende bescherming garandeert op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. We kunnen ook steunen op het Privacy Shield-programma, een programma waarbij bedrijven in de Verenigde Staten zich tot een hogere beschermingsgraad kunnen verbinden dan wat vereist is door de VS-wetten.

We kunnen ook informatie onthullen buiten deze groepen om fraude te helpen voorkomen of wanneer dit vereist wordt door de wet.

U kunt een kopie van deze passende waarborgen verkrijgen door uw schriftelijk verzoek te richten aan Intrum nv, Martelaarslaan 21 bus 1001 te 9000 Gent, ter attentie van de Data Protection Officer of per mail aan dpo.be@intrum.com, via onze website www.intrum.be of via Intrumweb.be.

Hoe lang zullen jullie mijn persoonsgegevens bewaren?

We zullen uw persoonsgegevens bewaren zolang als deze nodig zijn voor het rechtmatig doel waarvoor ze verkregen werden, bv. om goede invorderingspraktijken te garanderen of om ons tegen juridische claims te verdedigen. We kunnen ook wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode bij te houden om fraude te voorkomen en antiwitwaspraktijken te detecteren en te bewijzen, en voor financiële doorlichtingen (audits). Voor statistische doelstellingen zullen we enkel geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens bewaren.

Na afsluiting van uw dossier, zullen we uw persoonsgegevens gedurende tien jaar bewaren, waarbij wij na zeven jaar uw gegevens zullen anonimiseren. Tijdens deze bewaartermijn worden strikte beveiligingsmaatregelen toegepast en wordt de toegang tot uw gegevens beperkt.

Ten slotte zullen wij ook uw gegevens uit onze back-upsystemen verwijderen, maar enkel op het ogenblik dat deze back-upsystemen hersteld dienen te worden en dit in overeenstemming met ons back-up beleid terzake. Wanneer de backups gewist moet worden, in overeenstemming met ons backup-beleid, zullen wij uw gegevens volledig wissen.

Zal ik onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming?

Binnen het kader van onze invorderingsprocedures, maken wij gebruik van geautomatiseerde analyses, welke nodig zijn om te waken over goede invorderingspraktijken waarbij onnodige herinneringen en extra kosten vermeden worden. Dit automatisch proces is ook nodig voor het optimaliseren van onze activiteiten en voor het op een snelle en efficiënte manier behandelen van uw dossier.

De uit deze analyses verkregen graadmeter wordt automatisch toegekend en geeft advies met betrekking tot hoe uw dossier het beste behandeld wordt. Deze beoordeling geeft bijvoorbeeld aan of u de schuld zult betalen of dat wij uw dossier eerder langs gerechtelijke weg zullen moeten invorderen. We menen dat deze geautomatiseerde besluitvorming géén rechtsgevolgen voor u inhoudt of u op een significante manier treft, daar dit uw rechten en verplichtingen op basis van het contract niet schaadt.

U zult over het algemeen geen informatie ontvangen over de individuele graadmeter die aan uw dossier werd toegekend, maar als u denkt dat wij uw dossier op basis van deze beoordeling verkeerd hebben behandeld, kunt u ons vragen om de graadmeter manueel te herbekijken via menselijke tussenkomst.

Welke rechten heb ik?

Het is belangrijk te begrijpen dat het uw persoonsgegevens zijn die wij verwerken en dat wij willen dat u zich daar comfortabel bij voelt. Volgens de voorwaarden en modaliteiten van de wet hebt u rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

• Recht op inzage
U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens, informatie vragen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, inclusief informatie over:

- waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
- welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken
- met wie wij uw persoonsgegevens delen
- hoelang wij uw persoonsgegevens opslaan of volgens welke criteria wij deze periode bepalen
- welke rechten u hebt
- uw recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
- van wie wij uw persoonsgegevens ontvangen hebben (als wij ze niet van u gekregen hebben)
- of de verwerking een automatische besluitvorming inhoudt (zogenoemde profilering)
- hoe we de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren als ze naar een land buiten de Europese Economische ruimte werden overgebracht.

Alle bovenstaande informatie is te vinden in deze Privacy beleidslijnen.
U kunt ook een kopie vragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerkt hebben. Voor extra kopieën zal betaald moeten worden.

• Recht op rectificatie
Het is belangrijk dat wij de juiste informatie hebben over u en we verzoeken u ons dringend te laten weten als er onjuistheden zijn in uw persoonsgegevens, bv. als u uw naam veranderd hebt of verhuisd bent.

• Recht op vergetelheid
Als wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige manier verwerken, kunt u vragen deze informatie te verwijderen.

• Recht op beperking van de verwerking
Vanaf het moment waarop u gevraagd hebt om uw persoonsgegevens te corrigeren of als u bezwaar gemaakt hebt tegen het verwerken ervan of totdat wij in staat geweest zijn om de zaak te onderzoeken of de accuraatheid van uw persoonsgegevens te bevestigen (of we ze veranderd hebben overeenkomstig uw instructies), hebt u recht op beperking van de verwerking. Dit betekent dat wij (uitgezonderd voor het bewaren van de persoonsgegevens) uw persoonsgegevens enkel mogen verwerken met uw toestemming, indien dit nodig is in het kader van gerechtelijke procedures, om de rechten van iemand anders te beschermen of als er een belangrijk openbaar belang met de verwerking gepaard gaat.
U kunt ook vragen dat wij het verwerken van uw persoonsgegevens beperken als de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wenst dat wij uw persoonsgegevens verwijderen.
U kunt tevens de beperking van de verwerking vragen wanneer wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor onze verwerkingsdoeleinden maar u deze nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

• Recht op bezwaar
Als u meent dat wij geen recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, of als u wenst dat een geautomatiseerde beslissing herbekeken wordt, kunt u tegen onze verwerking bezwaar indienen. In dergelijke gevallen mogen we enkel met de verwerking doorgaan als wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Wij mogen evenwel altijd uw persoonsgegevens verwerken als dit vereist is voor het bepalen, uitoefenen of verdedigen van gerechtelijke dossiers.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U kunt vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat over te maken. U hebt ook het recht om te vragen om die informatie door te spelen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

• Intrekking van toestemming
Intrum baseert haar verwerking van persoonsgegevens niet op basis van uw toestemming, met uitsluiting van bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Indien Intrum bijzondere persoonsgegevens over u zou verwerken en waarvoor u toestemming heeft gegeven, dan kan u deze toestemming intrekken.

We zullen uw verzoek(en) ook aan anderen met wie we uw persoonsgegevens gedeeld hebben laten weten.

Hoe kan ik een klacht indienen over het gebruik van mijn gegevens of mijn rechten uitoefenen?

Als u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, een klacht wenst in te dienen over hoe wij uw persoonsgegevens behandelen of als u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen met onze "Data Protection Officer" en wij zullen dan uw bekommernissen onderzoeken.

Schriftelijk aan (met copie van uw identiteitskaart/paspoort in bijlage):
- Dpo.be@intrum.com
- Intrum NV, Martelaarslaan 21 bus 1001 in 9000 Gent, ter attentie van de DPO

Als u niet tevreden bent met ons antwoord of van mening bent dat wij uw gegevens oneerlijk of onrechtmatig verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hieronder kunt u verdere informatie vinden over de Gegevensbeschermingsautoriteit en hun klachtenprocedure:


Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
Tel +32 (0) 2 274.48.00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Toezichthoudend bestuur minnelijke inning schulden: FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, North Gate III, Koning Albert II-laan 16, 1000 Brussel, inschrijvingsnummer Intrum nv 207074.