Privacybeleid voor sollicitanten

Versie 1.0 – van toepassing vanaf 25 mei 2018

Je solliciteert voor een functie bij Intrum. Deze privacyverklaring is van toepassing op jou en je persoonsgegevens wanneer je jouw kandidatuur indient. Intrum maakt deel uit van een internationale groep met meerdere vestigingen in diverse landen. In het kader van deze privacyverklaring is de Belgische Intrum-entiteit, waarbij je gesolliciteerd hebt, verantwoordelijk voor de bescherming van je persoonsgegevens (de Verwerkingsverantwoordelijke). Deze verklaring legt uit hoe we de persoonsgegevens, die we van jou of van derden verkrijgen, zullen gebruiken tijdens de sollicitatieprocedure.

1. Soorten persoonsgegevens

Wanneer je bij ons solliciteert, kunnen we de volgende informatie verzamelen:
• Contactgegevens: Zoals jouw naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Informatie over jouw cv: Zoals je loopbaan, opleidingen, vaardigheden, taalvaardigheid en alle andere informatie die je in je cv opneemt.
• Motivatiebrief: Alle informatie die je opneemt in je motivatiebrief.

Daarnaast kunnen we, afhankelijk van de functie waarvoor je solliciteert, gegevens van derden (zoals bijvoorbeeld jouw voormalige werkgever, leidinggevende of van publieke bronnen) of van onderaannemers (zoals bijvoorbeeld partners waarop Intrum beroep doet voor assessments, werving en selectie of diensten voor arbeidsbemiddeling) verkrijgen in verband met het volgende:
• Interne sollicitaties: Als je al bij Intrum werkt en solliciteert voor een andere betrekking binnen het bedrijf, dan kunnen wij informatie gebruiken uit jouw persoonlijk dossier ter aanvulling van de informatie die je ons verschaft wanneer je solliciteert voor de functie.
• Assessment: We kunnen je vragen om een assessment van je vaardigheden, persoonlijkheid of cognitieve geschiktheid te ondergaan. Dergelijke beoordelingen worden meestal uitgevoerd met behulp van software van een externe onderaannemer, die de resultaten ervan beoordelen en aan ons overmaken. Vooraleer dergelijke beoordeling te ondergaan, zullen we je verdere informatie verschaffen met betrekking tot jouw specifieke situatie.
• Voorafgaande screening: Afhankelijk van de aard van de functie, kunnen wij een expert vragen om een voorafgaande screening te doen om te onderzoeken of er sprake is van omstandigheden waardoor je niet in aanmerking komt voor de betreffende functie. Of er al dan niet een screening zal gebeuren alsook het doel en de reikwijdte ervan zal voorafgaandelijk met je besproken worden.
• Referenties: We kunnen beslissen om referenties op te vragen bij mensen die in het verleden met jou hebben samengewerkt. Over het algemeen zullen we enkel contact opnemen met de personen van wie je ons de namen en contactgegevens hebt gegeven. Als je al bij Intrum werkt, kunnen wij referenties vragen bij jouw chef en/of collega's, zonder je hiervan op de hoogte te stellen.

2. Doelstellingen van de verwerking

Als verwerkingsverantwoordelijke zal Intrum jouw gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Rekrutering: Wij verwerken jouw gegevens om na te gaan of je een geschikte kandidaat bent voor de functie waarvoor je gesolliciteerd hebt.
• Geschillenbeslechting: We kunnen persoonsgegevens verwerken met het oog op het beslechten van geschillen, het behandelen van klachten of in het kader van juridische procedures.
• Om te voldoen aan de wet: We kunnen verplicht worden jouw persoonsgegevens te verwerken om aan de wet te voldoen of om een vonnis uit te voeren.

3. Partijen die mogelijk toegang hebben tot jouw gegevens

Intrum kan jouw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden delen met bepaalde ontvangers, die direct of indirect betrokken kunnen worden bij het werving- en selectieproces:
• Derden: Als we gegevens ontvangen van derden (zoals beschreven in hoofdstuk 1), waaronder begrepen jouw voormalige werkgever of leidinggevende, dan zullen we hen jouw naam en alle overige gegevens verschaffen, die nodig zijn om ons van relevante informatie over jou te voorzien;
• Leveranciers of onderaannemers: We kunnen jouw persoonsgegevens delen met andere ontvangers, zoals leveranciers of onderaannemers waarop Intrum beroep doet voor het uitvoeren van assessments, voor werving en selectie, arbeidsbemiddelingsdiensten, HR recruteringssoftware partners, IT dienstverleners. In zulke gevallen mogen deze jouw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doelen die hierboven beschreven zijn en uitsluitend in overeenstemming met onze instructies;
• Werknemers betrokken bij het recruteringsproces: Onze werknemers, die bij het recruteringsproces betrokken zijn, hebben toegang tot jouw persoonsgegevens. Deze toegang wordt uitsluitend verleend indien dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden en alleen indien de werknemer gebonden is door een geheimhoudingsplicht.

4. Locatie van jouw persoonsgegevens

Daar wij deel uitmaken van de Intrum-groep kunnen wij jouw gegevens overmaken naar een ander land. Als wij dit doen, zullen we de passende voorzorgsmaatregelen nemen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG van de EU. Over het algemeen zullen jouw persoonsgegevens niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Om jouw gegevens te bewaren maken we ook gebruik van de diensten van derden die ook toegang kunnen hebben tot jouw gegevens en zich buiten de Europese Economische Ruimte kunnen bevinden, met inbegrip van de Verenigde Staten. We zullen jouw persoonsgegevens nooit overmaken aan landen buiten de Europese Economische Ruimte zonder te zorgen voor de veiligheid en bescherming van jouw persoonsgegevens.

Daarom verzekeren wij dat we ervoor zullen zorgen dat alle ontvangers de "EU Standard Model Clauses" hebben ondertekend, om de overdracht te rechtvaardigen, of dat het land de passende bescherming garandeert op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. We kunnen ook steunen op het Privacy Shield-programma, een programma waarbij bedrijven in de Verenigde Staten zich tot een hogere beschermingsgraad kunnen verbinden dan wat vereist is door de VS-wetten.

Je kunt een kopie van deze passende waarborgen verkrijgen door jouw schriftelijk verzoek te richten aan Intrum nv, Martelaarslaan 21 bus 1001 te 9000 Gent, ter attentie van de Data Protection Officer of per mail naar dpo.be@intrum.com.

5. Bewaring van jouw persoonsgegevens

We bewaren jouw persoonsgegevens voor beperkte tijd en wissen we ze wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verwerking. Dit betekent dat we jouw gegevens tijdens de sollicitatieprocedure bewaren en dat we ze wissen zodra we een geschikte kandidaat hebben gevonden. Indien we jou kiezen om de functie te vervullen, bewaren we jouw persoonsgegevens in je personeelsdossier in overeenstemming met onze HR-privacyrichtlijnen.
Als er een lopend rechtsgeschil is of als je ons toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens in ons dossier te houden voor eventuele toekomstige vacatures, kunnen we jouw persoonsgegevens voor langere tijd na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren.

6. Rechtsgrond voor de verwerking van jouw gegevens

We verwerken jouw persoonsgegevens op grond van het feit dat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van onze dwingende gerechtvaardigde belangen en in het kader van precontractuele maatregelen. Ons gerechtvaardigd belang is in dit geval het rekruteren van gekwalificeerde kandidaten. Wens je meer informatie wenst met betrekking tot ons gerechtvaardigd belang gelieve dan contact met ons op te nemen.
In sommige gevallen zullen wij jouw persoonsgegevens ook verwerken op basis van jouw toestemming of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

7. Jouw rechten onder de Gegevensbeschermingswet

Onder de voorwaarden en modaliteiten van de gegevensbeschermingswetgeving van de Europese Unie heb je bepaalde rechten.
• Recht op inzage
Je hebt recht op een kopie van de persoonsgegevens waarover we beschikken en op bepaalde gegevens over hoe we deze gebruiken.
Jouw persoonsgegevens worden doorgaans schriftelijk aan je verstrekt, tenzij je anders verzoekt of, indien mogelijk, in elektronische vorm indien je jouw verzoek op elektronische wijze indient.
• Recht op rectificatie
We treffen redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de gegevens die we over jou hebben juist en volledig zijn. Als je van mening bent dat dit niet het geval is, kun je ons vragen om de gegevens bij te werken of aan te passen.
• Recht op vergetelheid
Onder bepaalde omstandigheden heb je het recht ons te vragen jouw persoonsgegevens te wissen, bijvoorbeeld wanneer de door ons verzamelde persoonsgegevens niet meer nodig zijn met het oog op het oorspronkelijke doel of wanneer je jouw toestemming intrekt. Dit moet dan echter worden afgewogen tegen andere factoren. Zo is het mogelijk dat we niet aan jouw verzoek kunnen voldoen vanwege onze verplichtingen onder wet- of regelgeving
• Recht op beperking van de verwerking
Onder bepaalde omstandigheden ben je gerechtigd ons te vragen te stoppen met het gebruik van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als je meent dat de persoonsgegevens die we over jou hebben onjuist zijn of als je meent dat we jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben.
• Recht op de overdraagbaarheid van gegevens
Onder bepaalde omstandigheden ben je gerechtigd ons te vragen om de persoonsgegevens die jij aan ons hebt verstrekt over te dragen aan een derde partij naar jouw keuze.
• Recht van bezwaar
Je bent gerechtigd om bezwaar te maken tegen de verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen; dit is hier van toepassing. Wanneer je bezwaar indient zullen we jouw persoonsgegevens niet langer op die grond verwerken, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben voor de verwerking. Let op: in dat geval kunnen we jouw sollicitatie niet langer in behandeling nemen.
• Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming
Je hebt het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, waaronder begrepen profilering, waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden of dat jou op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft. Intrum gebruikt over het algemeen geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering bij het wervingsproces, maar als je bent onderworpen aan een geautomatiseerd besluit en je bent het niet eens met de uitkomst, dan kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens en ons vragen de beslissing te herzien.
• Recht op intrekking van toestemming
In de meeste gevallen is de verwerking van jouw persoonsgegevens niet afhankelijk van jouw toestemming. Het kan echter gebeuren dat we in bepaalde gevallen om jouw toestemming vragen. Wanneer we dit doen, heb je het recht om je toestemming tot het verdere gebruik van jouw persoonsgegevens in te trekken..

8. Hoe een klacht indienen over het gebruik van jouw gegevens of jouw rechten uitoefenen?

Als je vragen heeft over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken, een klacht wenst in te dienen over hoe wij jouw persoonsgegevens behandelen of als je jouw rechten wenst uit te oefenen, kun je contact opnemen met onze "Data Protection Officer" en wij zullen dan jouw bekommernissen onderzoeken.

Schriftelijk aan (met copie van jouw identiteitskaart/paspoort in bijlage):
- Dpo.be@intrum.com
- Intrum NV, Martelaarslaan 21 bus 1001 in 9000 Gent, ter attentie van de DPO

Als je niet tevreden bent met ons antwoord of van mening bent dat wij jouw gegevens oneerlijk of onrechtmatig verwerken, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hieronder kun je verdere informatie vinden over de Gegevensbeschermingsautoriteit en hun klachtenprocedure:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
Tel +32 (0) 2 274.48.00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be