Privacybeleid voor vertegenwoordigers van Klanten, Leveranciers, Partners en Anderen

Versie 2.0, van toepassing vanaf 23/07/2020

Dit privacy beleid betreft de verwerking door ons van uw persoonsgegevens als vertegenwoordiger van onze huidige of toekomstige opdrachtgevers, leveranciers of zakenpartners. Hieronder vindt u informatie over hoe wij persoonsgegevens verwerken die u ons gegeven hebt bij het uitvoeren van de diensten die wij verschaffen.

Waarom hebben wij toegang tot uw gegevens en waarom verwerken wij deze?

Afhankelijk van het feit of u klant, leverancier of partner bent, verwerkt Intrum uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst
Dit betekent dat de verwerking nodig moet zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst waarvan u of het bedrijf dat u vertegenwoordigt, een partij bent of om, op uw verzoek, stappen te ondernemen vooraleer een contract aan te gaan.

• Voor het beheren van klant- en zakelijke relaties voor marketingdoeleinden
Wij kunnen uw gegevens ook gebruiken om u informatie te verstrekken over onze diensten, analyses, nieuwsbrieven, evenementen, trainingen die u mogelijk kunnen interesseren of om de nodige of gewenste taken uit te voeren die worden verwacht binnen het kader van de zakelijke relatie die u vertegenwoordigt. In het geval dat u reeds klant, leverancier of partner bent van Intrum, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om u informatie te verstrekken over soortgelijke diensten. Uiteraard heeft u desgevallend steeds de mogelijkheid om kosteloos en op eenvoudige wijze hier tegen bezwaar te maken. In alle andere gevallen, baseren wij ons op uw voorafgaandelijke toestemming.

• Om de veiligheid van de medewerkers, bezoekers en activa van Intrum te waarborgen maakt Intrum gebruik van bewakingscamera’s aan de toegangsdeuren en in de IT server ruimte.

• Ter controle van de kwaliteit van de dienstverlening van onze medewerkers kunnen telefoongesprekken opgenomen worden. Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Intrum om haar diensten voortdurend te verbeteren.

• Voor statistieken, rapporten en analyses kunnen wij uw persoonsgegevens alsook gegevens over uw bedrijf verwerken, hetgeen gebaseerd is op het gerechtvaardigd belang van Intrum om haar commerciële activiteit verder te ontwikkelen en te optimaliseren waar nodig.

• In het kader van onderzoeken door overheidsinstellingen hebben wij een wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens voor te leggen. Ook wanneer het gaat om het voorkomen, controleren en aantonen van fraude, het witwassen van geld en andere criminele activiteiten, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten veilig te stellen en om aan onze contractuele verplichtingen ten opzichte van onze klant te voldoen.

• Voor het beheer van onze website en communicatiebeheer
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken met betrekking tot bezoekers aan onze website(s) of fysieke locaties, afhankelijk van de manier waarop u met ons in contact staat. Tevens kan Intrum persoonsgegevens verwerken teneinde onze commerciële activiteiten verder te ontwikkelen en om onze diensten en informatie beter af te stemmen op uw behoeften en wensen, op basis van uw bezoek aan onze websites en uw getoonde interesses. Desgevallend zal Intrum hiervoor uw voorafgaandelijke goedkeuring vragen. Meer informatie kan u hiervoor terugvinden in ons Cookiebeleid.

Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken jullie over mij en wat is de bron?

We hebben uw persoonsgegevens verzameld in onze onderlinge contractuele relatie (bijvoorbeeld als contactpersoon van opdrachtgever), op basis van uw verkregen toestemming (bijvoorbeeld door inschrijving op onze nieuwsbrieven, evenementen, …) , of via externe handelsinformatie partners waarmee Intrum een verwerkingsovereenkomst afgesloten heeft of via officiële publieke bronnen (bijvoorbeeld Kruispuntbank van Ondernemingen)

We beschikken over de nodige informatie voor het beheer van contractuele of zakelijke betrekkingen. Om met u te kunnen communiceren, een veilige en waarachtige identificatie te verzekeren, hebben wij u naam, ondernemingsnummer, functie en contactgegevens nodig, zoals uw postadres, telefoonnummer en e-mailadres. Tevens hebben wij uw financiële gegevens nodig teneinde onze dienstverleningen ten aanzien van u na te komen.

Hiernaast verwerken wij tevens opgenomen camera bewakingsbeelden (voor veiligheidsdoeleinden) en telefoongesprekken alsmede logs in het kader van beheer van onze website en communicatiebeheer.

Tenzij anders overeengekomen met u, zullen wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens opnemen (vaak 'gevoelige persoonlijke gegevens' genoemd, zoals gegevens die raciale of etnische origine, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond onthullen, en de verwerking van gegevens betreffende uw gezondheid of seksueel gedrag).

Zult u mijn persoonsgegevens doorgeven aan anderen?

Persoonsgegevens van opdrachtgevers, prospecten en andere

We kunnen uw persoonsgegevens delen met onze leveranciers en partners die een deel van onze diensten faciliteren en/of leveren, bv. print- en post/mailingdiensten en juridische partners.

Onze werknemers kunnen toegang hebben tot de persoonsgegevens. In dergelijk geval zal de toegang enkel toegestaan worden indien nodig voor de beschreven doeleinden en enkel als de betrokken werknemers gebonden zijn door een geheimhoudingsplicht.

Tot slot zullen uw persoonsgegevens eveneens delen met uw klanten die het voorwerp uitmaken van de diensten die wij aan u leveren.

Persoonsgegevens van leveranciers/partners

Indien u een leverancier of partner bent die een deel van onze diensten helpt faciliteren en/of leveren, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met onze opdrachtgevers en/of de klanten van deze opdrachtgevers.

Onze werknemers kunnen toegang hebben tot de persoonsgegevens. In dergelijk geval zal de toegang enkel toegestaan worden indien nodig voor de beschreven doeleinden en enkel als de betrokken werknemers gebonden zijn door een geheimhoudingsplicht.

Zullen mijn persoonsgegevens naar een ander land doorgestuurd worden ?

Daar wij deel uitmaken van de Intrum-groep kunnen wij uw gegevens overmaken naar een ander land. Als wij dit doen, zullen we de passende voorzorgsmaatregelen nemen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG van de EU. Over het algemeen zullen uw persoonsgegevens niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Om uw gegevens te bewaren maken we ook gebruik van de diensten van derden die ook toegang kunnen hebben tot uw gegevens en zich buiten de Europese Economische Ruimte kunnen bevinden, met inbegrip van de Verenigde Staten. We zullen uw persoonsgegevens nooit overmaken aan landen buiten de Europese Economische Ruimte zonder te zorgen voor de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens.

Daarom verzekeren wij dat we ervoor zullen zorgen dat alle ontvangers de "EU Standard Model Clauses" hebben ondertekend, om de overdracht te rechtvaardigen, of dat het land de passende bescherming garandeert op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. We kunnen ook steunen op het Privacy Shield-programma, een programma waarbij bedrijven in de Verenigde Staten zich tot een hogere beschermingsgraad kunnen verbinden dan wat vereist is door de VS-wetten. U kunt een kopie van deze passende waarborgen verkrijgen door uw schriftelijk verzoek te richten aan Intrum nv, Martelaarslaan 21 bus 1001 te 9000 Gent, ter attentie van de Data Protection Officer of per mail naar dpo.be@intrum.com.

Hoe lang zullen jullie mijn persoonsgegevens bewaren ?

We zullen uw persoonsgegevens bewaren zolang die vereist is voor het rechtmatig doel waarvoor ze verkregen werden, bv. tot aan de afloop van onze overeenkomst/samenwerking en/of tijdens de verjaringstermijn om in staat te zijn ons tegen juridische claims te verdedigen.

We kunnen ook wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode bij te houden om fraude te voorkomen en antiwitwaspraktijken te detecteren en te bewijzen, en voor financiële doorlichtingen (audits).

Opgenomen camera bewakingsbeelden (voor veiligheidsdoeleinden) en telefoongesprekken worden conform de wettelijke bepalingen uiterlijk één maand na opname, gewist.
Ten slotte zullen wij ook uw gegevens uit onze back-upsystemen verwijderen, maar enkel op het ogenblik dat deze back-upsystemen hersteld dienen te worden en dit in overeenstemming met ons back-up beleid terzake. Wanneer de back-ups gewist moet worden, volgens ons backup-beleid, zullen wij uw gegevens volledig wissen.

Zal ik onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming?

We gebruiken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming.

Welke rechten heb ik ?

Volgens de voorwaarden en modaliteiten van de wet, hebt u volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

• Recht op inzage
U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens, informatie vragen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, inclusief informatie over:

- waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
- welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken
- met wie wij uw persoonsgegevens delen
- hoelang wij uw persoonsgegevens opslaan of volgens welke criteria wij deze periode bepalen
- welke rechten u hebt
- uw recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
- van wie wij uw persoonsgegevens ontvangen hebben (als wij ze niet van u gekregen hebben)
- of de verwerking een automatische besluitvorming inhoudt (zogenoemde profilering)
- hoe we de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren als ze naar een land buiten de Europese Economische ruimte werden overgebracht.

• Recht op rectificatie
Het is belangrijk dat wij de juiste informatie hebben over u en we verzoeken u ons dringend te laten weten als er onjuistheden zijn in uw persoonsgegevens, bv. als u uw naam veranderd hebt of verhuisd bent.

• Recht op vergetelheid
Als wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige manier verwerken, kunt u vragen deze informatie te verwijderen.

• Recht op beperking van de verwerking

Vanaf het moment dat u ons verzoekt om uw persoonsgegevens aan te passen of indien u tegen de verwerking bezwaar hebt gemaakt, heeft u recht op beperking van de verwerking door Intrum totdat wij de zaak hebben onderzocht of bevestigd hebben dat uw gegevens juist zijn (of overeenkomstig uw instructie zijn aangepast). Dit betekent dat wij (met uitzondering van het bewaren van de persoonsgegevens) uw persoonsgegevens alleen mogen verwerken met uw toestemming of in verband met een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een ander of om gewichtige redenen van algemeen belang.

U kunt ook vragen dat wij het verwerken van uw persoonsgegevens beperken als de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wenst dat wij uw persoonsgegevens verwijderen.
U kunt tevens de beperking van de verwerking vragen wanneer wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor onze verwerkingsdoeleinden maar u deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

• Recht op bezwaar
Als u meent dat wij geen recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u tegen onze verwerking bezwaar indienen. In dergelijke gevallen mogen we enkel met de verwerking doorgaan als wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Wij mogen evenwel altijd uw persoonsgegevens verwerken als dit vereist is voor het bepalen, uitoefenen of verdedigen van gerechtelijke dossiers..

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U kunt vragen om uw persoonsgegevens, die u ons gegeven hebt om ze te verwerken op basis van toestemming in het kader van de uitvoering van een contract, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat over te maken. U hebt ook het recht om te vragen om die informatie door te spelen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

• Intrekking van toestemming
. Indien Intrum persoonsgegevens over u zou verwerken en waarvoor u toestemming heeft gegeven, dan kan u deze toestemming intrekken.

Hoe kan ik een klacht indienen over het gebruik van mijn gegevens of mijn rechten uitoefenen?

Als u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, een klacht wenst in te dienen over hoe wij uw persoonsgegevens behandelen, of als u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen met onze "Data Protection Officer" en wij zullen dan uw bekommernissen onderzoeken.

Schriftelijk aan (met kopie van de voorzijde uw identiteitskaart/paspoort in bijlage) :
- Dpo.be@intrum.com
- Intrum NV, Martelaarslaan 21 bus 1001 in 9000 Gent, ter attentie van de DPO

Als u niet tevreden bent met ons antwoord of van mening bent dat wij uw gegevens oneerlijk of onrechtmatig verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hieronder kunt u verdere informatie vinden over de Gegevensbeschermingsautoriteit en hun klachtenprocedure :

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
Tel +32 (0) 2 274.48.00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be