Privacy beleid voor vertegenwoordigers van opdrachtgevers, leveranciers, partners en anderen

Dit privacy beleid betreft de verwerking door ons van uw persoonsgegevens als vertegenwoordiger van onze huidige of toekomstige opdrachtgevers, leveranciers, partners of anderen. Hieronder vindt u informatie over hoe wij deze persoonsgegevens verwerken.

Waarom hebben wij toegang tot uw gegevens en waarom verwerken wij ze?

Toegang tot uw persoonsgegevens hebben wij doordat deze beschikbaar werden gesteld door uzelf, door de onderneming waarvoor u werkt of via externe handelsinformatie of publiek toegankelijke bronnen alwaar u vermeld staat als vertegenwoordiger van betreffende onderneming.

Afhankelijk van het feit of u een vertegenwoordiger bent van een opdrachtgever, leverancier, partner of andere, verwerkt Intrum uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

Voor de uitvoering van een overeenkomst.
Dit betekent dat de verwerking nodig is in voorbereiding van het afsluiten van een overeenkomst dan wel voor het uitvoeren van een overeenkomst waarvan u of de onderneming die u vertegenwoordigt, een partij is.
Voor het beheren van zakelijke relaties, ook voor marketingdoeleinden.
Wij kunnen uw gegevens ook gebruiken om u informatie te verstrekken over onze diensten, analyses, nieuwsbrieven, evenementen, trainingen enz., die u mogelijk kunnen interesseren of om de nodige of gewenste taken uit te voeren die worden verwacht binnen het kader van een zakelijke relatie waarin u de vertegenwoordiger bent. Bij bestaande opdrachtgevers, leveranciers of partners van Intrum, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om informatie te verstrekken over soortgelijke diensten. Uiteraard heeft u desgevallend steeds de mogelijkheid om kosteloos en op eenvoudige wijze hier tegen bezwaar te maken. In alle andere gevallen, baseren wij ons op voorafgaandelijke toestemming.
Voor statistieken, rapporten en analyses kunnen wij uw persoonsgegevens alsook gegevens over uw onderneming verwerken, hetgeen gebaseerd is op het gerechtvaardigd belang van Intrum om haar commerciële activiteit verder te ontwikkelen en te optimaliseren waar nodig.
Om de veiligheid van bezoekers, waaronder ook u, en van uw persoonsgegevens te waarborgen maakt Intrum gebruik van bewakingscamera’s aan de toegangsdeuren van haar kantoren en in de IT server ruimtes.
We zijn verplicht om, in overeenstemming met de wet, uw persoonsgegevens voor te leggen wanneer wij door de overheid worden gecontroleerd. Ook wanneer het gaat om het voorkomen, controleren en aantonen van fraude, het witwassen van geld en andere criminele activiteiten, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten veilig te stellen en om aan onze contractuele verplichtingen ten opzichte van onze opdrachtgever te voldoen.
Voor het beheer van onze website en communicatiebeheer.
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken met betrekking tot bezoekers aan onze website(s) of fysieke locaties, afhankelijk van de manier waarop u met ons in contact staat. Tevens kan Intrum persoonsgegevens verwerken teneinde onze commerciële activiteiten verder te ontwikkelen en om onze diensten en informatie beter af te stemmen op uw behoeften en wensen, op basis van uw bezoek aan onze websites en uw getoonde interesses. Desgevallend zal Intrum hiervoor uw voorafgaandelijke goedkeuring vragen. Meer informatie kan u hiervoor terugvinden in ons Cookiebeleid.

Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken jullie over mij en wat is de bron?

We hebben uw persoonsgegevens verzameld op basis van uw verkregen toestemming (bijvoorbeeld door inschrijving op onze nieuwsbrieven, evenementen, …), in het kader van een (contractuele) relatie met een onderneming (bijvoorbeeld als contactpersoon van een opdrachtgever), via externe handelsinformatie (bijvoorbeeld partners waarmee Intrum samenwerkt tot het verkrijgen van dergelijke informatie) of via officiële publiek toegankelijke bronnen (bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen).

We beschikken over de nodige informatie voor het beheer van contractuele of zakelijke betrekkingen. Om met u te kunnen communiceren, een veilige en juiste identificatie te verzekeren, hebben wij uw contactgegevens nodig zoals o.a. uw naam, voornaam, adres, emailadres, telefoonnummer en/of ondernemingsnummer alsook uw functie.

Verwerken jullie bepaalde gevoelige gegevens over mij?

Tenzij anders overeengekomen met u, zullen wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens opnemen (vaak 'gevoelige persoonsgegevens' genoemd, zoals gegevens die raciale of etnische origine, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of lidmaatschap van een vakbond onthullen en gezondheidsgegevens).

Zult u mijn persoonsgegevens doorgeven aan anderen?

Indien u vertegenwoordiger van een (potentiële) opdrachtgever bent, dan kunnen wij uw persoonsgegevens delen met onze leveranciers en partners die een deel van onze diensten faciliteren en/of leveren.

Onze werknemers kunnen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. In dergelijk geval zal de toegang enkel toegestaan worden indien nodig voor de beschreven doeleinden en enkel als de betrokken werknemers gebonden zijn door een geheimhoudingsplicht.

Indien u een vertegenwoordiger van een leverancier, partner of andere bent die een deel van onze diensten helpt faciliteren en/of leveren, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met onze (potentiële) opdrachtgevers en eventuele andere anders partners of leveranciers voor zover dit noodzakelijk is binnen het kader van de te leveren diensten aan intrum.

We kunnen ook informatie onthullen buiten deze groepen om fraude te helpen voorkomen of wanneer dit vereist wordt door de wet.

Zullen mijn persoonsgegevens naar een ander land doorgestuurd worden ?

Daar wij deel uitmaken van de Intrum-groep kunnen wij uw gegevens overmaken naar een ander land. Als wij dit doen, zullen we de passende voorzorgsmaatregelen nemen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG. Over het algemeen zullen wij uw persoonsgegevens niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Om uw gegevens te bewaren maken we ook gebruik van externe dienstverleners die ook toegang kunnen hebben tot uw gegevens en zich buiten de Europese Economische Ruimte kunnen bevinden. We zullen uw persoonsgegevens nooit overmaken aan landen buiten de Europese Economische Ruimte zonder te zorgen voor de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens. Daarom verzekeren wij dat we ervoor zullen zorgen dat alle ontvangers de "EU Standard Contractual Clauses" hebben ondertekend en dat bijkomende waarborgen zijn geïmplementeerd, om de overdracht te rechtvaardigen, of dat het land de passende bescherming garandeert op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

U kunt een kopie van deze passende waarborgen verkrijgen door uw schriftelijk verzoek te richten aan Intrum nv, Martelaarslaan 21 bus 1001 te 9000 Gent, ter attentie van de Data Protection Officer of per mail naar dpo.be@intrum.com.

Hoe lang zullen jullie mijn persoonsgegevens bewaren ?

We zullen uw persoonsgegevens bewaren zolang als deze nodig zijn voor het rechtmatig doel waarvoor ze verkregen werden.

We kunnen ook wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode bij te houden om fraude te voorkomen, om antiwitwaspraktijken te detecteren en te bewijzen en voor financiële doorlichtingen (audits).

Ten slotte zullen wij ook uw gegevens uit onze back-upsystemen verwijderen, maar enkel op het ogenblik dat deze back-upsystemen hersteld dienen te worden en dit in overeenstemming met ons back-up beleid terzake. Wanneer de back-ups gewist moeten worden, volgens ons back-up beleid, zullen wij uw gegevens volledig wissen.

Zal ik onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming?

We gebruiken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming.

Welke rechten heb ik ?

Het is belangrijk te begrijpen dat het uw persoonsgegevens zijn die wij verwerken en dat wij willen dat u zich daar comfortabel bij voelt. Volgens de voorwaarden en modaliteiten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG hebt u rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

· Recht op inzage

U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens, informatie vragen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, inclusief informatie over:

o waarom wij uw persoonsgegevens verwerken;

o welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken;

o met wie wij uw persoonsgegevens delen;

o hoelang wij uw persoonsgegevens opslaan of volgens welke criteria wij deze periode bepalen;

o welke rechten u hebt;

o uw recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;

o van wie wij uw persoonsgegevens ontvangen hebben (als wij ze niet van u gekregen hebben);

o of de verwerking een automatische besluitvorming inhoudt (zogenoemde profilering);

o hoe we de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren als ze naar een land buiten de Europese Economische ruimte werden overgebracht.

Alle bovenstaande informatie is te vinden in deze Privacy beleidslijnen.

· Recht op rectificatie

Het is belangrijk dat wij de juiste informatie hebben over u en we verzoeken u ons dringend te laten weten als er onjuistheden zijn in uw persoonsgegevens, bv. als u uw naam veranderd hebt of verhuisd bent.

· Recht op vergetelheid

Als wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige manier verwerken of indien u niet langer optreedt als contactpersoon voor betreffende (potentiële) opdrachtgever, partner of leverancier en u bijgevolg niet langer wenst opgenomen te zijn in ons dossier, kunt u vragen deze informatie te verwijderen.

· Recht op beperking van de verwerking

Vanaf het moment dat u ons verzoekt om uw persoonsgegevens aan te passen of indien u tegen de verwerking bezwaar hebt gemaakt, heeft u recht op beperking van de verwerking door Intrum totdat wij de zaak hebben onderzocht of bevestigd hebben dat uw gegevens juist zijn (of overeenkomstig uw instructie zijn aangepast). Dit betekent dat wij (met uitzondering van het bewaren van de persoonsgegevens) uw persoonsgegevens alleen mogen verwerken met uw toestemming of in verband met een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een ander of om gewichtige redenen van algemeen belang.

U kunt ook vragen dat wij het verwerken van uw persoonsgegevens beperken als de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wenst dat wij uw persoonsgegevens verwijderen.
U kunt tevens de beperking van de verwerking vragen wanneer wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor onze verwerkingsdoeleinden maar u deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

· Recht op bezwaar

Als u meent dat wij geen recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u tegen onze verwerking bezwaar indienen. In dergelijke gevallen mogen we enkel met de verwerking doorgaan als wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Wij mogen evenwel altijd uw persoonsgegevens verwerken als dit vereist is voor het bepalen, uitvoeren of verdedigen van gerechtelijke dossiers. U heeft tevens te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen direct markering activiteiten.

· Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kunt vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat over te maken. U hebt ook het recht om te vragen om die informatie door te spelen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

· Intrekking van toestemming

Indien Intrum persoonsgegevens over u zou verwerken en waarvoor u toestemming heeft gegeven, dan kan u deze toestemming intrekken.

We zullen uw verzoek(en) ook aan anderen partijen, met wie we uw persoonsgegevens gedeeld hebben, laten weten.

Hoe kan ik een klacht indienen over het gebruik van mijn gegevens of mijn rechten uitoefenen?

Als u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, een klacht wenst in te dienen over hoe wij uw persoonsgegevens behandelen, of als u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen met onze "Data Protection Officer" als volgt: (i) per mail naar dpo.be@intrum.com, (ii) via deze link op onze website Intrum nv of (iii) per post naar Intrum nv, Data Protection Officer, Martelaarslaan 21 bus 1001, 9000 Gent. U dient bij uw melding of verzoek voldoende persoonsgegevens aan ons over te maken zodat wij u minimaal kunnen identificeren (naam, voornaam, geboortedatum, adres, emailadres, …)

Als u niet tevreden bent met ons antwoord of van mening bent dat wij uw gegevens oneerlijk of onrechtmatig verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hieronder kunt u verdere informatie vinden over de Gegevensbeschermingsautoriteit en hun klachtenprocedure:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
Tel +32 (0) 2 274.48.00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Toezichthoudende overheid:

Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, Algemene Directie Economische Inspectie, Koning Albert II-laan 16, 1000 Brussel, https://economie.fgov.be