Gestion des débiteurs efficace & relations commerciales : un subtil équilibre

L’augmentation des délais de paiement due à une mauvaise gestion des débiteurs est à l’origine d’une faillite d’entreprise sur quatre en Belgique. Il est donc crucial que vous interveniez le plus rapidement possible et que vous vous attaquiez à ce problème. Dans le même temps, il est essentiel que les mesures prises dans le cadre de votre plan de gestion des débiteurs ne nuisent pas à vos bonnes relations avec les clients. Voici quelques conseils pour éviter que la gestion de vos comptes clients ne prenne le dessus sur votre cœur de métier.

La gestion des débiteurs : un aspect méconnu de l’expérience client

Préserver de bonnes relations d’affaires est votre priorité absolue. Plus vous êtes proche de vos clients, plus longtemps et plus ils contribueront au chiffre d’affaires de votre entreprise.

Lorsque l’on parle d’expérience client, les entrepreneurs négligent souvent le traitement financier de la vente. L’approche de l’administration financière et la gestion pratique des débiteurs déterminent toutefois dans une large mesure si vous fidéliserez le client et s’il deviendra un véritable ambassadeur de votre marque.

Qu’est-ce que la gestion des débiteurs ?

Définition des débiteurs :

Qui sont les « débiteurs » ? Dans votre comptabilité, les débiteurs sont des clients (particuliers, entreprises ou services publics) qui vous doivent de l’argent pour des biens ou des services que vous leur fournissez. Il s’agit de clients dont les factures sont ouvertes et qui doivent donc de l’argent à votre entreprise.

Définition de la gestion des débiteurs :

La gestion des débiteurs est la politique qu’applique votre entreprise à l’égard de vos débiteurs. Elle comprend toutes les activités que vous déployez pour vous assurer que vos clients paient leurs factures ouvertes.

Une gestion efficace des débiteurs a pour effet :

  1. que vos clients paient l’intégralité des factures reçues dans les plus brefs délais ;
  2. de diminuer le risque de non-paiement ;
  3. de réduire l’écart de paiement ;
  4. de recouvrer votre argent moyennant le moins d’efforts possible ;
  5. de réduire le coût du suivi des débiteurs ;
  6. de préserver la bonne relation avec votre client après l’intervention de l’administration financière.

 

En tant que responsable de la gestion des débiteurs, vous pouvez décider de tout faire en interne ou d’externaliser la gestion des débiteurs. Avec Intrum Re-Connect, vous bénéficiez d’une gestion des débiteurs hautement efficace sans avoir à investir dans le personnel, les logiciels, le savoir-faire ou les bureaux que cela implique.

 

Pourquoi optimiser la gestion de vos débiteurs ?

L’optimisation de la gestion des débiteurs réduit l’écart de paiement
L’optimisation de la gestion des débiteurs réduit l’écart de paiement (Source : European Payment Report 2020 - Intrum)

Dépistage et détection des débiteurs en défaut de paiement

Il est essentiel que vous soyez au courant de la santé financière d’un nouveau client dès le départ. Un processus efficace de gestion des débiteurs commence par une bonne politique d’acceptation.

Vous pouvez consulter des sources d’information publiques qui reprennent non seulement la fiche d’identité de l’entreprise, mais aussi l’historique de ses données comptables et même son niveau d’endettement. Ces informations vous permettent d’évaluer le risque et d’adapter votre politique de crédit et votre communication envers le débiteur.

Une bonne gestion des débiteurs commence par des conditions générales imparables.

Le deuxième point à ne pas négliger est la rédaction des conditions générales de vente. Prévoyez des clauses qui limitent le risque de non-paiement.

Les conditions générales permettent également d’éviter d’autres problèmes. Notre expert vous donne 8 conseils pour les conditions de crédit et les conditions de paiement à inclure dans vos contrats de paiement.

Un système d’alerte pour les arriérés de paiement des débiteurs

La troisième règle d’une gestion efficace des débiteurs consiste à assurer un suivi régulier et rigoureux des créances à l’aide d’instruments efficaces, mais aussi à mettre en place un système d’alerte précoce en cas de retard de paiement.

Vous ne devez pas considérer d’emblée un client en défaut de paiement comme un mauvais client. Un retard de paiement n’est pas toujours lié à l’insolvabilité et ne conduit pas nécessairement à la rupture de la relation commerciale.

Une facture impayée peut être due à :
 

  • Un problème temporaire de trésorerie chez votre débiteur
  • Une optimisation des délais de paiement pour gérer le fonds de roulement
  • Un litige concernant l’exécution du service
  • Un problème administratif : désaccord sur le montant, adresse inconnue...
     

Les débiteurs qui ne paient pas : pourquoi ?

Débiteurs qui ne paient pas - Raisons
Débiteurs qui ne paient pas - Raisons (Source : European Payment Report 2020 - Intrum)

Dès que votre système d’alerte vous signale un retard de paiement, contactez votre client pour clarifier la situation. Un client qui a le sentiment d’être écouté quand il est dans une mauvaise passe sera beaucoup plus enclin à maintenir la relation.

Au départ, la communication passe généralement par une lettre ou par un e-mail. Lorsqu’une véritable interaction avec le client s’avère nécessaire, privilégiez la gestion des débiteurs par téléphone.

Si vous parvenez à identifier la raison du non-paiement dès le début de votre processus de gestion des débiteurs, vous gagnerez beaucoup de temps et pourrez éviter une procédure judiciaire longue et coûteuse.

Plan de gestion des débiteurs pour les factures qui restent néanmoins impayées

Malgré toutes ces bonnes pratiques, une petite partie de vos factures restera impayée.

Différentes solutions s’offrent à vous pour recouvrer ces créances auprès de vos débiteurs :

  1. Utilisez un logiciel de facturation pour automatiser les sommations et suivre avec précision l’évolution des paiements.
  2. Offrez aux débiteurs la possibilité d’un règlement à l’amiable, avec une proposition de solutions concrètes (comme un plan d’apurement) pour sortir de l’impasse.
  3. Faites appel à un professionnel des relations financières qui assurera le suivi de vos clients en votre nom et réagira immédiatement. Vous gagnerez du temps et pourrez pleinement vous consacrer à votre activité principale.
  4. Faites appel à un professionnel pour organiser un recouvrement amiable avec votre client, tout en rationalisant les interactions avec ce dernier.

La manière dont vous organisez votre processus de gestion des débiteurs dépend du profil de vos clients et de l’état de vos relations. Vous pouvez combiner différentes solutions. Outre la récupération de votre argent, le plus important est que vous gardiez toujours à l’esprit la relation future avec votre client.

Intrum Re-Connect : optimiser le cash-flow et préserver la relation avec le client

Pour répondre au double objectif d’optimisation du cash-flow et de maintien de la relation client, Intrum a développé sa solution Re-Connect. Vous bénéficiez ainsi d’une équipe dédiée et spécialisée dans les relances commerciales qui, en votre nom et au nom d’Intrum, accélère le paiement des factures en retard et détecte les éventuels obstacles tels que les litiges ou les plaintes.

Intrum Re-Connect : moins de retards de paiement, moins de coûts

Même aux premières phases de la gestion des débiteurs, Intrum Re-Connect permet d’éviter que les factures en retard aboutissent dans le processus de recouvrement, ce qui rend cette nouvelle solution très efficace sur le plan des coûts.

Re-Connect : investir dans l’avenir grâce à une gestion efficace des débiteurs

Investissements rendus possibles par une gestion efficace des débiteurs
Investissements rendus possibles par une gestion efficace des débiteurs (Source : European Payment Report 2020 - Intrum)

Vous souhaitez optimiser la gestion de votre fonds de roulement et de vos débiteurs ?

Parlez-en avec un de nos experts : appelez le 09 265 65 20

Avec Intrum Re-Connect, nos clients voient leurs arriérés diminuer jusqu’à 25 %. Autant de trésorerie libérée pour investir dans la croissance de leur entreprise : une gamme de produits plus large, une expansion dans de nouvelles régions ou la transformation numérique, tellement cruciale aujourd’hui.
Jan Van Canneyt, expert en gestion des débiteurs

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Vous souhaitez optimiser la gestion de vos débiteurs en ces temps riches en défis ? Découvrez comment Intrum Re-Connect vous aide à réduire le risque lié aux débiteurs et le coût total de la gestion de vos débiteurs.

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