Efficiënt debiteurenbeheer & zakelijke relaties: een subtiel evenwicht
Oplopende betalingsachterstanden door belabberd debiteurenbeheer veroorzaken één op vier bedrijfsfaillissementen in België. Het is dan ook van groot belang dat u zo snel mogelijk ingrijpt wanneer de betalingskloof groeit. Tegelijk is het essentieel dat de voorziene maatregelen in uw debiteurenbeheer plan uw goede relaties met de klanten niet beschadigen. Enkele tips om te voorkomen dat het beheer van debiteuren uw kernactiviteit overneemt.
Debiteurenbeheer, miskend onderdeel van de klantbeleving
Goede zakenrelaties onderhouden, is uw grootste prioriteit. Hoe dichter u bij uw klanten staat, hoe langer en meer zij zullen bijdragen aan de omzet van uw bedrijf.
Wanneer het over "Customer Experience" gaat, zien ondernemers echter vaak de financiële afwikkeling van de verkoop over het hoofd. De aanpak van de financiële administratie en het praktisch debiteurenbeheer bepalen nochtans in belangrijke mate of u de klant zal behouden en of hij zal uitgroeien tot een echte merkambassadeur.
Wat is debiteurenbeheer?
Debiteuren definitie:
Wat zijn ‘debiteuren’? In uw boekhouding zijn debiteuren of schuldenaren klanten (particulieren, bedrijven of overheden) die u geld moeten voor door u geleverde goederen of diensten. Het zijn klanten met openstaande factuurbedragen. Degenen waarvan uw bedrijf geld tegoed heeft.
Debiteurenbeheer definitie:
Debiteurenbeheer is het beleid dat uw onderneming voert ten aanzien van uw debiteuren. Het omvat alle ondernemingsactiviteiten die ervoor zorgen dat klanten hun openstaande facturen betalen.
Efficiënt debiteurenbeheer zorgt dat:
- uw klanten hun ontvangen facturen zo snel mogelijk volledig betalen
- het risico op niet-betaling daalt
- de betalingskloof verkleint
- het recupereren van uw geld zo weinig mogelijk inspanningen vereist
- de kost van de debiteuren opvolging verlaagt
- de goede relatie met uw klant intact blijft na tussenkomst van de financiële administratie
Als hoofd debiteurenbeheer kan u beslissen alles intern te regelen of het debiteurenbeheer uit handen te geven. Met Intrum Re-Connect, lanceert u ultra efficiënt debiteurenbeheer zonder te hoeven investeren in mensen, software, know-how of kantoorruimte.
Waarom uw debiteurenbeheer optimaliseren?
Screening en detectie van debiteuren die niet betalen
Het is noodzakelijk dat u van bij het begin op de hoogte bent van de financiële gezondheid van een nieuwe klant. Een efficiënt debiteurenbeheer proces start met een gezond acceptatiebeleid.
Er bestaan openbare informatiebronnen waar u niet alleen een identiteitsfiche van het bedrijf maar ook de historiek van de laatste verkoopcijfers kunt krijgen, en waar u zelfs kunt achterhalen of het bedrijf verwikkeld is in een schuldenregeling. Aan de hand van deze informatie kunt u het risico beoordelen en uw kredietbeleid en communicatie richting de debiteur aanpassen.
Efficiënt debiteurenbeheer start bij waterdichte algemene voorwaarden
Het tweede punt dat u niet mag verwaarlozen, is het opstellen van algemene verkoopvoorwaarden. Neem daarin clausules op waarmee u het risico van niet-betaling beperkt.
Algemene voorwaarden helpen ook andere problemen voorkomen. Onze expert geeft 8 tips voor kredietvoorwaarden & betalingsvoorwaarden in uw betalingsovereenkomst.
Een waarschuwingssysteem voor achterstallen bij debiteuren
De derde regel voor efficiënt debiteurenbeheer is te zorgen voor een regelmatige en strikte controle van de vorderingen aan de hand van doeltreffende instrumenten, maar ook een waarschuwingssysteem voor achterstallige betalingen op te zetten.
U hoeft de in gebreke blijvende klant niet meteen te beschouwen als een slechte klant. Een betalingsachterstand houdt lang niet altijd verband met insolventie en leidt niet noodzakelijk tot een verbreking van de handelsrelatie.
Een onbetaalde factuur kan te wijten zijn aan:
- Een tijdelijk cashflow probleem bij uw debiteur
- Optimalisering van de betalingstermijnen om het werkkapitaal te beheren
- Een geschil over de uitvoering van de dienst
- Een administratief probleem: onenigheid over het bedrag, onbekend adres...
Debiteuren die niet betalen: Waarom?
Zodra uw waarschuwingssysteem u op een betalingsachterstand wijst, neemt u contact op met uw klant om de situatie uit te klaren. Een klant die het gevoel krijgt dat er naar hem wordt geluisterd in een moeilijke periode, zal veel meer geneigd zijn de relatie in stand te houden.
Initieel wordt meestal gekozen voor communicatie per brief of e-mail, maar wanneer echte interactie met de klant nodig blijkt, verloopt debiteurenbeheer telefonisch.
Als u erin slaagt om van bij het begin van uw debiteurenbeheer stappenplan de reden voor niet-betaling te achterhalen, zal dat u veel tijd besparen en kunt u een lange en dure gerechtelijke procedure vermijden.
Debiteurenbeheer plan voor facturen die desondanks onbetaald blijven
Ondanks al deze goede praktijken zal een klein deel van uw facturen nog altijd onbetaald blijven.
Om die laatste schulden te vorderen bij uw debiteuren, zijn er verschillende oplossingen:
- Gebruik facturatiesoftware om de aanmaningen te automatiseren en de voortgang van de betalingen nauwkeurig te controleren.
- Bied debiteuren de mogelijkheid tot een minnelijke schikking, met een voorstel voor concrete oplossingen – zoals een afbetalingsplan – om de situatie uit de impasse te halen.
- Doe een beroep op een professional in financiële betrekkingen, die namens u uw klanten opvolgt en onmiddellijk reageert. Zo bespaart u tijd en kunt u al uw tijd besteden aan uw kernactiviteit.
- Doe een beroep op een professional die een minnelijke vordering regelt met uw klant en tegelijk de interacties met uw klant stroomlijnt.
Hoe u uw debiteurenbeheer proces inricht, zal afhangen van het profiel van uw klanten en de toestand van de relaties. U kunt verschillende oplossingen combineren. Het belangrijkste is dat u naast de recuperatie van uw geld ook altijd de toekomstige relatie met uw klant in het achterhoofd houdt.
Ontdek de superkrachten van AI-gedreven debiteurenbeheer >
Intrum Re-Connect: Cashflow optimaliseren én klantenrelatie vrijwaren
Om aan de dubbele doelstelling van optimalisering van de cashflow en behoud van de klantenrelatie te voldoen, heeft Intrum zijn Re-Connect-oplossing ontwikkeld. U krijgt een toegewijd team tot uw beschikking dat gespecialiseerd is in commerciële aanmaningen die, niet alleen vanuit uw - maar ook vanuit Intrums naam, de betaling van achterstallige facturen versnellen en eventuele hindernissen, zoals geschillen of klachten, opsporen.
Intrum Re-Connect: Minder betalingsachterstand, lagere kosten
Al in de eerste fases van het debiteurenbeheer helpt Intrum Re-Connect vermijden dat achterstallige facturen in het incassotraject belanden, waardoor deze nieuwe oplossing sterk kostenverlagend werkt.
Re-Connect: Vlot investeren in toekomst dankzij efficiënt debiteurenbeheer
Uw werkkapitaal en debiteurenbeheer optimaliseren?
Spreek met één van onze experts: Bel 09 265 65 20
Met Intrum Re-Connect zien onze opdrachtgevers hun betalingsachterstanden tot 25% dalen. Dat is geld dat vrijkomt om te investeren in de groei van hun bedrijf: in een ruimer productaanbod, in een uitbreiding naar nieuwe regio’s of in die vandaag cruciale digitale transformatie.Jan Van Canneyt, Debiteurenbeheer Expert
Stel uw vraag over debiteurenbeheer
Uw debiteurenbeheer optimaliseren in deze uitdagende tijden? Kom te weten hoe Intrum Re-Connect het debiteurenrisico én de totale kost van uw debiteurenbeheer helpt verkleinen.
Stel uw vraag en krijg advies van één van onze experts. Vul onderstaand formulier in. Wij verwerken uw gegevens en antwoorden zo spoedig mogelijk.